1.
Prospecção de negócios no mercado
convencional ou em projetos inéditos
2.
Contrato de Prestação de Serviços
de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração
claras
3.
Estudos Mercadológicos (propostas
para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes,
potencial de realização e objetivos e metas)
4.
Calendário de Eventos da Cidade
(aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
5.
Previsão Orçamentária (receitas,
despesas, resultado)
6.
Cronograma de Desembolsos
(planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
7.
Tipos de eventos e terminologia
(congresso, seminário, simpósio ou outro nome)
8.
Programações integradas (exposição
paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
9.
Esboço do Programa (científico,
acadêmico, técnico, social, turístico)
10.Cronograma de Atividades (cronogramas,
responsáveis e prazos)
11.Relacionamento "cliente e
organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e
outras)
12.Apoio Institucional (entidades de
ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais,
associações, sindicatos, autarquias)
13.Programação Visual (logomarca
oficial, impressos em geral)
14.Patrocínios, subvenções e permutas
(iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos
públicos)
3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
1.
Programa Técnico e Científico
(chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de
palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e
formatação final)
2.
Meios e Formas de Divulgação
3.
Automação do Evento (sistemas informatizados
- gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
4.
Bancos de dados atualizados e
unificados
5.
Aspectos Jurídicos (marcas e
patentes, contratos e acordos)
6.
Locais de pré Inscrições
(secretaria executiva, secretarias regionais)
7.
Gerenciamento e Administração de fornecedores
( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
8.
Email Marketing, Textos e
Correspondências com cronogramas de respostas
9.
Visitas para Patrocínios,
Subvenções, Permutas e Negociações especiais
10. Contratação do Local do Evento
(ordem de serviços e suporte e logística)
11.Contratação de Mão de obra
(recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de
cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com
propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
12.Material dos Participantes (crachá
e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas,
programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado,
atestado para carga horária, manual de orientação)
13.Iniciativas Integradas
(estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura,
divulgação, inscrições, suporte e logística)
14.Locação de equipamentos (Consumo,
permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax,
copiadoras, rádios para intercomunicação)
15.Recebimento de material de Conferencistas
(Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do
trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia)
16. Serviços de Apoio aos
Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência
de turismo oficial)
17. Sessões Solenes (abertura,
encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
18. Suporte e Logística (slide-desk,
sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços
públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
19.Exposição Paralela - checklist e
pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto:
Exposição
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do
expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores
(credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança,
limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões
de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações,
catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de
recados, visitas de inspeção de fiscais);
- Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral.
4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO
1.
Credenciamento e Entrega de
Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação,
apostilas ou anais)
2.
Controle e Supervisão das
Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro
de Convenções
3.
Assessoria aos Membros das
Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequência)
4.
Confecção e Distribuição de
certificados e formulários de avaliação aos participantes
5. PÓS-EVENTO
1.
Elaboração de Relatórios;
2.
Prestação de Contas (cliente
contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
3.
Análise de não conformidades para
melhoria continua do evento
4.
Atualização do Banco de dados
5.
Cartas de Agradecimento ou de
Resultados Obtidos;
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