Este é um tema importantíssimo, pois dimensiona o público do evento, toda estrutura parte destes números.
Há aproximadamente 10 anos lido com realizadores que em 90% dos casos se confundem com estes dados.
O cliente pede um projeto para 20.000 pessoas a serem credenciadas. Você dimensiona, projeta e envia a proposta comercial. O cliente fica até desorientado devido ao alto custo do projeto. Marcamos uma reunião com o cliente para ver onde está o problema e depois de muita conversa percebemos que ele se refere desde o início ao público e não a quantidade de participantes a serem credenciados que cai para 5.000 participantes. Apenas 25% do público informado, imagine a diferença de custo dos dois projetos, pelo menos 75% a menos!
Imaginemos um evento hipotético para entendermos a confusão e mudarmos nossos conceitos:
Imaginemos que o evento acontece em 04 dias e tem 05 participantes inscritos no total, o: A, B, C, D e E. Até aqui credenciamos 05 participantes distintos. Então o Número de participantes credenciados: 05. (Na grande maioria dos eventos, uma vez credenciado o visitante não volta mais ao credenciamento).
Dimensionando o Público Visitante:
No 1º dia de evento compareceu o A, B, C, D e E – Total de público no 1º dia = 05
No 2º dia de evento compareceu o A e o B – Total de público no 2º dia = 02
No 3º dia de evento compareceu o A,B,C,D – Total de público no 2º dia = 04
No 4º dia de evento compareceu o A,B,C,D e E – Total de público no 2º dia = 05
Resultado:
Total de participantes credenciados: 05 visitantes
Total de Público no evento (nos 04 dias): 16 visitantes
Olhem aqui a confusão: Como com apenas 05 inscritos obtivemos um público total de visitação de 16 visitantes?( 03 vezes o número de inscritos credenciados). Fica agora claro onde mora o problema?
Os 02 números obtidos estão corretos, basta saber o que é um e o que é outro.
Conclusão: Existe uma clara diferença entre participantes a serem credenciados e público visitante no evento, são números distintos, que dão informações distintas para ações distintas.
Ficando consciente desta diferenciação você não corre o risco de superdimensionar a estrutura do seu evento, pedir propostas incoerentes à sua real necessidade, acompanha a freqüência de visitação do perfil do seu público.
Em termos práticos, o total de participantes credenciados dará a quantidade de credenciais a serem feitas, postos de atendimento, forma de atendimento, material publicitário entre outros.
O Público do evento será importante para dimensionar as quantidades de outros itens como infra-estrutura para o evento no local de visitação: Espaço dimensionado ao público para visitação, quantidade de banheiros, coffe-break, água, quantidade de posições de controle de acesso entre outros.
Este artigo parece óbvio, mas não reflete o retrato do nosso mercado, onde estes detalhes podem atribuir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Saiba que pessoas que trabalham a mais de 20 anos com eventos freqüentemente erram estes dados por falta de conhecimento.
Espero ter contribuído. Você já está consciente e se tiver dúvidas, não pense me escreva:
ricardo@qualitysi.com para dúvidas, críticas e sugestões de temas.
