Você sabe para que serve um credenciamento? Sabe como contratar? Será????

Bem, na minha peregrinação diária de 15 anos, hoje consigo distinguir claramente, grupos peculiares de profissionais que solicitam este tipo de serviço.


Vamos ao 1º. Grupo:

1. Eles solicitam propostas assim: 54 micros, 54 impressoras, 56 digitadores, cabeamento e sistema adequado...(não sei a fonte disto?)

2. Solicitam processos inventados da própria cabeça que na primeira análise fica inviabilizado pelos “furos“ verificados por especialistas

3. Preocupa-se ENORMEMENTE com a aparência dos equipamentos (o equipamento deve ser o melhor do mercado, isso é básico), luzinhas, perfumarias e tecnologias novas que aumentarão o custo e não trarão nenhum benefício real para o evento.

4. Não dá ênfase nenhuma ao banco de dados

5. Não solicita relatórios e depois reclama não os ter recebido (isto cabe a empresa Especialista contratada a orientar sobre este fato)

6. Começa todo ano o evento do ZERO (não tem informações para a gestão)

7. Às vezes não quer pagar o serviço por que 01 terminal falhou durante 10 minutos, ou a digitadora soltou o cabelo, mas que não interferiu em hipótese alguma o andamento do evento. Isto é, sem foco no resultado.



Nota: Existem empresas de automação abarrotadas de equipamento para locação, são engessadas, pois só podem oferecer soluções que os equipamentos comprados suportam. Tenta te "enfiar goela abaixo" as soluções que eles têm na prateleira sem procurar atender e se preocupar com as suas necessidades. Convence-lhe de uma estrutura totalmente superdimensionada, afinal o negócio é locar e locar!

Existe hoje um “BUM” de auto-atendimento com totens. Eles são bons para uma parte dos casos, mas absolutamente não resolve 80% dos problemas de credenciamento local. Mas para o 1o. Grupo citado acima, se a empresa contratada oferecer 30 totens de graça (afinal estão encalhados) leva o serviço pela Cortesia e acham que fizeram um ótimo negócio para empresa. Cá entre nós, neste caso 05 totens resolviam...



Vamos ao 2º. Grupo:

1. Quer saber sobre o banco de dados, consistência, segurança e confidencialidade que vão obter

2. Informam previamente os relatórios que necessitarão para a gestão interna

3. Perguntam sobre tipos de tecnologia que podem ser aplicadas com mais eficácia no evento a serem discutidas conjuntamente

4. Dá ênfase 100% no sistema, pois os equipamentos são apenas os meios de se atingir os resultados objetivados. Os melhores especialistas para dimensionar o equipamento adequado é a empresa de automação previamente homologada por você. Isto é responsabilidade deles, você só cobra os resultados!

5. Sabe que a estrutura corretamente dimensionada, após análise do perfil do evento, utilização da WEB e outros indicadores,fica a cargo da empresa de confiança contratada

6. Avalia o serviço pelo resultado final obtido, entendendo que pequenos problemas acontecem, por isso precisamos planejar planos de contingencias e o registro de não conformidades feito pela empresa de automação (Empresas que trabalham com processos definidos têm este processo homologado)

7. Começa o evento todo ano aproveitando a experiência dos outros anos, corrigindo as pequenas falhas e melhorando a qualidade do evento com base em relatórios fornecidos. Não preciso dizer que estes eventos são um sucesso, é só elogio!

Conclusão:

O credenciamento serve para se criar uma base de dados confiável para futuras ações. Ele é sua moeda corrente. O seu Tesouro.

Ele deve fornecer TODOS os relatórios que você necessita para a tomada de decisões na gestão.

Ele qualifica o seu público e lhe dá direções no planejamento de atividades

Faz relatórios comparativos entre edições anteriores para acompanhamento e correção do negócio.

Com este conjunto de resultados você tem uma ferramenta muito poderosa: Informação!

Credenciamento é para é isto. Fila?Confusão?Isto é falta de planejamento, detalhamento e confirma que pontos chaves do processo não foram planejados nem discutidos (responsabilidade da empresa contratada)

Agora, se no seu caso, você não entende ou não precisa de nada disso, ou ainda não lhe convenci das vantagens? O que fazer? Utilize uma bilheteria, que não lhe dará informações completas, mas gerará uma receita considerável para o seu evento.

Espero que encare o mercado assim como o Grupo 2 encara, os resultados aparecerão, eu garanto!

Ricardo Masch

IMPORTAÇÃO DE BANCO DE DADOS – VILÃO OU O PONTO FRACO DO EVENTO.

Não preciso dizer que se o banco de dados de pré-inscritos do evento não estiver PERFEITO seu credenciamento local vai ser um fracasso!

Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.

No mercado temos duas situações distintas:

1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.

2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.

O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.

Os problemas mais comuns são estes:

1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!

2. Duplicidade de nomes

3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria

4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto

5. Pessoas inscritas que não constam no sistema

6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades

Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:

• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra

Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!

Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.

Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.

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Espero que gostem e até a próxima!

Automação de Tudo X Automação de Eventos e processos internos

Por quê?
Começo perguntando por que em todos os setores como: indústria, varejo, comércio, escolas, hospitais, enfim em todos os segmentos a automação faz parte de todos os processos envolvidos no funcionamento das instituições.
Desde a entrada de pedidos até a pesquisa de satisfação para o cliente final...menos nas empresas de eventos.

No segmento de eventos, sem generalizar, automação é apenas CREDENCIAMENTO.
Seria o mesmo que uma indústria automatizasse apenas o almoxarifado.E o resto?E as informações que a direção precisa para tomar decisões nas diversas áreas?A indústria toda é apenas o almoxarifado?

Em eventos, os realizadores trabalham arduamente durante todo o ano.
Setor financeiro, produção, vendas, marketing, RH, Administração, 365 dias do ano trabalhando seus processos, sendo que o evento, é a soma do que foi trabalhado, acontece em poucos dias, aí, sim, se automatiza apenas credenciamento.

Onde está a diferença?

Na verdade, ela não existe, precisamos entender que devemos melhorar a empresa, onde o credenciamento tão preocupante em alguns casos nem é necessário e muitas vezes da forma que é feito não agrega valor ao evento e vira apenas mais um custo.

O motivo do credenciamento é se obter um bom banco de dados, se a empresa que prestar o serviço não tem know-how para se obter um bom resultado, pronto! Jogou dinheiro pela janela

Deixando um pouco o credenciamento de lado:

1-Será que dentro de todos os processos que você tem dentro da sua empresa de eventos, não existe nenhum setor que prejudica sua produtividade?
2-Será que você não tem processos rotineiros com muita mão de obra que pode ser automatizado?
3-Será que você não tem setores onde o gasto é excessivo por falta de controle?

Certamente que sim, pois se em todos os setores isto existe, acredite que não somos diferentes.