Não preciso dizer que se o banco de dados de pré-inscritos do evento não estiver PERFEITO seu credenciamento local vai ser um fracasso!
Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.
No mercado temos duas situações distintas:
1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.
2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.
O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.
Os problemas mais comuns são estes:
1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!
2. Duplicidade de nomes
3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria
4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto
5. Pessoas inscritas que não constam no sistema
6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades
Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:
• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra
Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!
Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.
Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.
CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO
Espero que gostem e até a próxima!
sexta-feira, 6 de agosto de 2010
sexta-feira, 23 de julho de 2010
sexta-feira, 14 de maio de 2010
Palestra gratuita sobre sistemas para eventos
Seguindo minha linha de conscientização no do mercado de eventos, estou trabalhando com grupos de alunos e profissionais de eventos interessados, para divulgar, discutir e falarmos sobre as últimas tendências e necessidades do mercado.
Meu objetivo não é divulgar minha empresa em hipótese alguma, mas sim, formar profissionais sem vícios do passado, passar conceitos novos e dúvidas frequentes de quem ingressa neste mercado.
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
Público do evento e Quantidade de participantes credenciados:
Este é um tema importantíssimo, pois dimensiona o público do evento, toda estrutura parte destes números.
Há aproximadamente 10 anos lido com realizadores que em 90% dos casos se confundem com estes dados.
O cliente pede um projeto para 20.000 pessoas a serem credenciadas. Você dimensiona, projeta e envia a proposta comercial. O cliente fica até desorientado devido ao alto custo do projeto. Marcamos uma reunião com o cliente para ver onde está o problema e depois de muita conversa percebemos que ele se refere desde o início ao público e não a quantidade de participantes a serem credenciados que cai para 5.000 participantes. Apenas 25% do público informado, imagine a diferença de custo dos dois projetos, pelo menos 75% a menos!
Imaginemos um evento hipotético para entendermos a confusão e mudarmos nossos conceitos:
Imaginemos que o evento acontece em 04 dias e tem 05 participantes inscritos no total, o: A, B, C, D e E. Até aqui credenciamos 05 participantes distintos. Então o Número de participantes credenciados: 05. (Na grande maioria dos eventos, uma vez credenciado o visitante não volta mais ao credenciamento).
Dimensionando o Público Visitante:
No 1º dia de evento compareceu o A, B, C, D e E – Total de público no 1º dia = 05
No 2º dia de evento compareceu o A e o B – Total de público no 2º dia = 02
No 3º dia de evento compareceu o A,B,C,D – Total de público no 2º dia = 04
No 4º dia de evento compareceu o A,B,C,D e E – Total de público no 2º dia = 05
Resultado:
Total de participantes credenciados: 05 visitantes
Total de Público no evento (nos 04 dias): 16 visitantes
Olhem aqui a confusão: Como com apenas 05 inscritos obtivemos um público total de visitação de 16 visitantes?( 03 vezes o número de inscritos credenciados). Fica agora claro onde mora o problema?
Os 02 números obtidos estão corretos, basta saber o que é um e o que é outro.
Conclusão: Existe uma clara diferença entre participantes a serem credenciados e público visitante no evento, são números distintos, que dão informações distintas para ações distintas.
Ficando consciente desta diferenciação você não corre o risco de superdimensionar a estrutura do seu evento, pedir propostas incoerentes à sua real necessidade, acompanha a freqüência de visitação do perfil do seu público.
Em termos práticos, o total de participantes credenciados dará a quantidade de credenciais a serem feitas, postos de atendimento, forma de atendimento, material publicitário entre outros.
O Público do evento será importante para dimensionar as quantidades de outros itens como infra-estrutura para o evento no local de visitação: Espaço dimensionado ao público para visitação, quantidade de banheiros, coffe-break, água, quantidade de posições de controle de acesso entre outros.
Este artigo parece óbvio, mas não reflete o retrato do nosso mercado, onde estes detalhes podem atribuir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Saiba que pessoas que trabalham a mais de 20 anos com eventos freqüentemente erram estes dados por falta de conhecimento.
Espero ter contribuído. Você já está consciente e se tiver dúvidas, não pense me escreva:
ricardo@qualitysi.com para dúvidas, críticas e sugestões de temas.
Há aproximadamente 10 anos lido com realizadores que em 90% dos casos se confundem com estes dados.
O cliente pede um projeto para 20.000 pessoas a serem credenciadas. Você dimensiona, projeta e envia a proposta comercial. O cliente fica até desorientado devido ao alto custo do projeto. Marcamos uma reunião com o cliente para ver onde está o problema e depois de muita conversa percebemos que ele se refere desde o início ao público e não a quantidade de participantes a serem credenciados que cai para 5.000 participantes. Apenas 25% do público informado, imagine a diferença de custo dos dois projetos, pelo menos 75% a menos!
Imaginemos um evento hipotético para entendermos a confusão e mudarmos nossos conceitos:
Imaginemos que o evento acontece em 04 dias e tem 05 participantes inscritos no total, o: A, B, C, D e E. Até aqui credenciamos 05 participantes distintos. Então o Número de participantes credenciados: 05. (Na grande maioria dos eventos, uma vez credenciado o visitante não volta mais ao credenciamento).
Dimensionando o Público Visitante:
No 1º dia de evento compareceu o A, B, C, D e E – Total de público no 1º dia = 05
No 2º dia de evento compareceu o A e o B – Total de público no 2º dia = 02
No 3º dia de evento compareceu o A,B,C,D – Total de público no 2º dia = 04
No 4º dia de evento compareceu o A,B,C,D e E – Total de público no 2º dia = 05
Resultado:
Total de participantes credenciados: 05 visitantes
Total de Público no evento (nos 04 dias): 16 visitantes
Olhem aqui a confusão: Como com apenas 05 inscritos obtivemos um público total de visitação de 16 visitantes?( 03 vezes o número de inscritos credenciados). Fica agora claro onde mora o problema?
Os 02 números obtidos estão corretos, basta saber o que é um e o que é outro.
Conclusão: Existe uma clara diferença entre participantes a serem credenciados e público visitante no evento, são números distintos, que dão informações distintas para ações distintas.
Ficando consciente desta diferenciação você não corre o risco de superdimensionar a estrutura do seu evento, pedir propostas incoerentes à sua real necessidade, acompanha a freqüência de visitação do perfil do seu público.
Em termos práticos, o total de participantes credenciados dará a quantidade de credenciais a serem feitas, postos de atendimento, forma de atendimento, material publicitário entre outros.
O Público do evento será importante para dimensionar as quantidades de outros itens como infra-estrutura para o evento no local de visitação: Espaço dimensionado ao público para visitação, quantidade de banheiros, coffe-break, água, quantidade de posições de controle de acesso entre outros.
Este artigo parece óbvio, mas não reflete o retrato do nosso mercado, onde estes detalhes podem atribuir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Saiba que pessoas que trabalham a mais de 20 anos com eventos freqüentemente erram estes dados por falta de conhecimento.
Espero ter contribuído. Você já está consciente e se tiver dúvidas, não pense me escreva:
ricardo@qualitysi.com para dúvidas, críticas e sugestões de temas.
quinta-feira, 29 de abril de 2010
Automação de Tudo X Automação de Eventos e processos internos
Por quê?
Começo perguntando por que em todos os setores como: indústria, varejo, comércio, escolas, hospitais, enfim em todos os segmentos a automação faz parte de todos os processos envolvidos no funcionamento das instituições.
Desde a entrada de pedidos até a pesquisa de satisfação para o cliente final...menos nas empresas de eventos.
No segmento de eventos, sem generalizar, automação é apenas CREDENCIAMENTO.
Seria o mesmo que uma indústria automatizasse apenas o almoxarifado.E o resto?E as informações que a direção precisa para tomar decisões nas diversas áreas?A indústria toda é apenas o almoxarifado?
Em eventos, os realizadores trabalham arduamente durante todo o ano.
Setor financeiro, produção, vendas, marketing, RH, Administração, 365 dias do ano trabalhando seus processos, sendo que o evento, é a soma do que foi trabalhado, acontece em poucos dias, aí, sim, se automatiza apenas credenciamento.
Onde está a diferença?
Na verdade, ela não existe, precisamos entender que devemos melhorar a empresa, onde o credenciamento tão preocupante em alguns casos nem é necessário e muitas vezes da forma que é feito não agrega valor ao evento e vira apenas mais um custo.
O motivo do credenciamento é se obter um bom banco de dados, se a empresa que prestar o serviço não tem know-how para se obter um bom resultado, pronto! Jogou dinheiro pela janela
Deixando um pouco o credenciamento de lado:
1-Será que dentro de todos os processos que você tem dentro da sua empresa de eventos, não existe nenhum setor que prejudica sua produtividade?
2-Será que você não tem processos rotineiros com muita mão de obra que pode ser automatizado?
3-Será que você não tem setores onde o gasto é excessivo por falta de controle?
Certamente que sim, pois se em todos os setores isto existe, acredite que não somos diferentes.
Começo perguntando por que em todos os setores como: indústria, varejo, comércio, escolas, hospitais, enfim em todos os segmentos a automação faz parte de todos os processos envolvidos no funcionamento das instituições.
Desde a entrada de pedidos até a pesquisa de satisfação para o cliente final...menos nas empresas de eventos.
No segmento de eventos, sem generalizar, automação é apenas CREDENCIAMENTO.
Seria o mesmo que uma indústria automatizasse apenas o almoxarifado.E o resto?E as informações que a direção precisa para tomar decisões nas diversas áreas?A indústria toda é apenas o almoxarifado?
Em eventos, os realizadores trabalham arduamente durante todo o ano.
Setor financeiro, produção, vendas, marketing, RH, Administração, 365 dias do ano trabalhando seus processos, sendo que o evento, é a soma do que foi trabalhado, acontece em poucos dias, aí, sim, se automatiza apenas credenciamento.
Onde está a diferença?
Na verdade, ela não existe, precisamos entender que devemos melhorar a empresa, onde o credenciamento tão preocupante em alguns casos nem é necessário e muitas vezes da forma que é feito não agrega valor ao evento e vira apenas mais um custo.
O motivo do credenciamento é se obter um bom banco de dados, se a empresa que prestar o serviço não tem know-how para se obter um bom resultado, pronto! Jogou dinheiro pela janela
Deixando um pouco o credenciamento de lado:
1-Será que dentro de todos os processos que você tem dentro da sua empresa de eventos, não existe nenhum setor que prejudica sua produtividade?
2-Será que você não tem processos rotineiros com muita mão de obra que pode ser automatizado?
3-Será que você não tem setores onde o gasto é excessivo por falta de controle?
Certamente que sim, pois se em todos os setores isto existe, acredite que não somos diferentes.
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