Hoje vou comentar e tornar você consciente de 02 situações que nosso mercado ainda se confunde. Constantemente me deparo com estas confusões feitas até por quem utiliza estes serviços freqüentemente:
• Qual a diferença entre secretaria e credenciamento? (no local do evento)
• Qual a diferença de cadastramento e credenciamento? (internet e local)
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Qual a diferença entre Secretaria e Credenciamento? (no local do evento)
Credenciamento entende-se por uma “linha de produção” que deve ser isenta de problemas, isto é, só entra no credenciamento que está com a situação ok (selecionados através de triagem), para retirar a sua credencial. Apenas isso. Digitadores de credenciamento não são aptos a resolver problemas de organização com a mesma eficiência.
Secretaria é um setor localizado (de preferência) ao lado do credenciamento, gerido por pessoas ligadas diretamente a organização do evento que resolvem problemas, tira dúvidas e libera os problemas já equacionados para o credenciamento.
Vamos exemplificar: Se você for sócio de um clube (encare a entrada de acesso como se fosse o credenciamento), se o seu pagamento estiver em aberto, o acesso te barra e você é encaminhado a secretaria para resolver seu problema, liberando a fila de acesso para os outros que estão entrando com situação ok. Após acerto na secretaria você está automaticamente liberado a entrar no clube.
Quando isto não está claramente diferenciado...imagine você batendo boca com o funcionário da catraca do clube, argumentando que seu boleto não chegou com desconto por isso você não pagou.
É isto que vemos nos eventos, digitadores tentando resolver problemas ligados a gestão do evento e não do credenciamento. A fila para,a produtividade cai e neste caso: FILAS!
Qual a diferença entre Cadastramento e Credenciamento? (Internet e local)
Já estamos acostumados a nos cadastrar pela internet para eventos, vejam bem, CADASTRAR! Afinal se credenciar é o ato de retirar a sua credencial, estamos falando de coisas distintas!
Normalmente o serviço oferecido, chamado de credenciamento é na verdade apenas o CADASTRAMENTO pela internet, já que você precisa enfrentar nova fila para retirar sua credencial pré-cadastrada: Isto é credenciamento! Ele o identifica, emite sua credencial e lhe dá acesso a algum local.
O que seria então o Credenciamento pela internet?
É uma ferramenta que permite pela internet, de qualquer lugar, o cadastro normal ao evento, com ou sem pagamento e principalmente, fechando o ciclo de auto-atendimento total, a geração de credencial no mesmo processo, na mesma hora diretamente da sua impressora. Agora sim, você está cadastrado e credenciado pela internet, pronto para acessar o evento sem filas. Imagine a sua redução de estrutura e a facilidade que você oferece ao seu participante?
Ricardo Masch
Gerente de Marketing
Quality Soluções Inteligentes
segunda-feira, 5 de abril de 2010
quinta-feira, 11 de março de 2010
Tecnologia em eventos X Tecnologia bancária
(Artigo focado no atendimento ao público)
Histórico de evolução dos dois mercados:
Em meados de 1988, ao adentrar em um Banco, você encontrava pelo menos 20 caixas de atendimento, filas exclusivas para cada caixa e num dia normal, pelo menos 15 pessoas em cada fila dentro de um salão imenso, totalizando até 300 clientes sendo atendidos simultaneamente durante o horário comercial.
Se você tivesse o azar de ter um “Office-boy” na sua fila, caro leitor, você certamente iria amargar mais 1 hora na fila pelo menos. Lembro-me que as pessoas reclamavam muito, aliás, era um excelente ponto de encontro e local para se fazer amizades. Não estou sendo sarcástico, apenas o processo não funcionava, para a finalidade desejada.
Após uma década, por volta de 2000, em alguns bancos os clientes recebiam senhas na fila para entregar ao caixa assim que era atendidos, para se calcular o tempo de permanência na fila. Era um sinal de que estudos estavam sendo feitos para se melhorar o atendimento do público no mercado bancário como um todo.
O Brasil, sendo líder em tecnologia bancária no mundo (vide link abaixo), entendia isto como mais um processo, e que deveria ser melhorado. Imaginem o que este mercado prospero gastou em termos de pesquisas, experimentos e planejamento para se chegar à fórmula “quase” ideal.Resultado: Brasil,Líder mundial em tecnologia bancária
Com a massificação da internet e a segmentação do público que freqüentava os bancos, se desenvolveram ferramentas para se agilizar e facilitar a utilização dos serviços oferecidos. E assim temos hoje um modelo, onde 80% dos clientes sequer vão ao banco, tudo é feito on-line, sendo que os 20% restantes se utilizam de caixas eletrônicos, ficando um residual de público sendo ainda atendidos por POUCOS caixas de atendimento que ainda foram preservados para se resolver problemas específicos, casos fora de rotina e atendimento personalizado (idosos, gestantes, deficientes, etc.).
O custo de estrutura de atendimento local foi reduzido substancialmente e a comodidade do Auto-atendimento completo aos clientes definitivamente se tornou realidade.
Igualmente ao mercado bancário, há 20 anos existiam poucas empresas no ramo de tecnologia em eventos. Elas se limitavam apenas a credenciar e controlar acesso de participantes sem saber ainda o que o mercado precisava de fato, muitas até hoje continuam neste passo. Existiam empresas promotoras que contratavam o serviço apenas para se ter um “status” tecnológico para o evento, sem pensar na obtenção de resultados que a ferramenta poderia oferecer. Podemos dizer que o mercado se resumia em empresas “PAPA-FILA”.
Nesta última década, aproveitando todo o know-how tecnológico dos Bancos e todos os estudos realizados que foram transformados em soluções de sucesso, podemos dizer que podemos aplicar o mesmo formato para atendimento ao público de evento: O Auto-atendimento total e completo do participante, o auto-atendimento no local e poucos guichês de atendimento para casos especiais. Igualmente no caso acima, conseguimos substancial redução de custos de estrutura local, bem como facilidade total ao participante.
Auto-atendimento bancário X Auto-atendimento em eventos
Com o “BUM” do auto-atendimento, as empresas de eventos migraram para o credenciamento on-line, porém o participante deve enfrentar filas para retirar sua credencial com o comprovante da inscrição!?!?!?!?!Algo está errado...
Imagine que ao pagar uma conta na internet no conforto da sua casa, ao finalizar a transação, você receba a seguinte mensagem: ”Para retirar o seu comprovante de pagamento, você deverá dirigir-se a sua agência”...
Não seria o mesmo caso?
O auto-atendimento no evento, assim como nos bancos, deve ser completo, a credencial também deverá ser impressa em casa ou no escritório para facilitar o cliente, isto sim é auto- atendimento completo. Algumas empresas postam no correio crachás prontos e já manuseados para toda a base de dados onde, por experiência, nem 10% é a taxa de retorno. Quanto desperdício de material e Mão-de-obra!
Por que se economiza?Onde está a redução de custos no auto-atendimento completo?
Além do exemplo acima, corta-se o custo de confecção de crachás em gráficas, transferindo-as para o usuário final, reduz-se pelo menos 60% da estrutura local, elimina-se a postagem de credenciais desnecessárias que tem um custo altamente elevado para empresas que usam este tipo de envio de credenciais, grande redução de mão de obra, além de inúmeros benefícios no processo de atendimento do público em termos logísticos, afinal o público chega pronto para entrar, sem contar com os relatórios de resultados precisos, que é o que o promotor realmente precisa.
Conclusão
O mercado de TI em eventos não percebeu a sua realidade.Você ao precisar destes serviços precisa avaliar muito o resultado que quer alcançar e cobrar métodos eficientes e coerentes, deixando de lado, equipamentos ultra sofisticados, tecnologias ainda não desenvolvidas para focar no resultado que quer atingir.
O que é o Resultado?
Qual o produto que você obtém na contratação destes serviços? Resposta:São relatórios consistentes com um banco de dados completo e confiável e principalmente, as estatísticas do evento, pois só com estas informações você poderá dirigir as ações para a próxima edição, segmentar o seu público visitante, garantindo assim uma melhoria contínua dos processos do seu evento em termos de estratégia e rumos a serem tomados.
Tem o poder, quem tem a informação!
Artigo escrito por Ricardo Masch, Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes.
Artigo de referência Sobre o mercado bancário:
http://infosurhoy.com/cocoon/saii/xhtml/pt/features/saii/features/economy/2010/03/01/feature-04
Caro leitor, nosso Próximo Artigo:
Nós sabemos por que você não automatiza seus eventos!
Acesse: www.qualitysi.com
Histórico de evolução dos dois mercados:
Em meados de 1988, ao adentrar em um Banco, você encontrava pelo menos 20 caixas de atendimento, filas exclusivas para cada caixa e num dia normal, pelo menos 15 pessoas em cada fila dentro de um salão imenso, totalizando até 300 clientes sendo atendidos simultaneamente durante o horário comercial.
Se você tivesse o azar de ter um “Office-boy” na sua fila, caro leitor, você certamente iria amargar mais 1 hora na fila pelo menos. Lembro-me que as pessoas reclamavam muito, aliás, era um excelente ponto de encontro e local para se fazer amizades. Não estou sendo sarcástico, apenas o processo não funcionava, para a finalidade desejada.
Após uma década, por volta de 2000, em alguns bancos os clientes recebiam senhas na fila para entregar ao caixa assim que era atendidos, para se calcular o tempo de permanência na fila. Era um sinal de que estudos estavam sendo feitos para se melhorar o atendimento do público no mercado bancário como um todo.
O Brasil, sendo líder em tecnologia bancária no mundo (vide link abaixo), entendia isto como mais um processo, e que deveria ser melhorado. Imaginem o que este mercado prospero gastou em termos de pesquisas, experimentos e planejamento para se chegar à fórmula “quase” ideal.Resultado: Brasil,Líder mundial em tecnologia bancária
Com a massificação da internet e a segmentação do público que freqüentava os bancos, se desenvolveram ferramentas para se agilizar e facilitar a utilização dos serviços oferecidos. E assim temos hoje um modelo, onde 80% dos clientes sequer vão ao banco, tudo é feito on-line, sendo que os 20% restantes se utilizam de caixas eletrônicos, ficando um residual de público sendo ainda atendidos por POUCOS caixas de atendimento que ainda foram preservados para se resolver problemas específicos, casos fora de rotina e atendimento personalizado (idosos, gestantes, deficientes, etc.).
O custo de estrutura de atendimento local foi reduzido substancialmente e a comodidade do Auto-atendimento completo aos clientes definitivamente se tornou realidade.
Igualmente ao mercado bancário, há 20 anos existiam poucas empresas no ramo de tecnologia em eventos. Elas se limitavam apenas a credenciar e controlar acesso de participantes sem saber ainda o que o mercado precisava de fato, muitas até hoje continuam neste passo. Existiam empresas promotoras que contratavam o serviço apenas para se ter um “status” tecnológico para o evento, sem pensar na obtenção de resultados que a ferramenta poderia oferecer. Podemos dizer que o mercado se resumia em empresas “PAPA-FILA”.
Nesta última década, aproveitando todo o know-how tecnológico dos Bancos e todos os estudos realizados que foram transformados em soluções de sucesso, podemos dizer que podemos aplicar o mesmo formato para atendimento ao público de evento: O Auto-atendimento total e completo do participante, o auto-atendimento no local e poucos guichês de atendimento para casos especiais. Igualmente no caso acima, conseguimos substancial redução de custos de estrutura local, bem como facilidade total ao participante.
Auto-atendimento bancário X Auto-atendimento em eventos
Com o “BUM” do auto-atendimento, as empresas de eventos migraram para o credenciamento on-line, porém o participante deve enfrentar filas para retirar sua credencial com o comprovante da inscrição!?!?!?!?!Algo está errado...
Imagine que ao pagar uma conta na internet no conforto da sua casa, ao finalizar a transação, você receba a seguinte mensagem: ”Para retirar o seu comprovante de pagamento, você deverá dirigir-se a sua agência”...
Não seria o mesmo caso?
O auto-atendimento no evento, assim como nos bancos, deve ser completo, a credencial também deverá ser impressa em casa ou no escritório para facilitar o cliente, isto sim é auto- atendimento completo. Algumas empresas postam no correio crachás prontos e já manuseados para toda a base de dados onde, por experiência, nem 10% é a taxa de retorno. Quanto desperdício de material e Mão-de-obra!
Por que se economiza?Onde está a redução de custos no auto-atendimento completo?
Além do exemplo acima, corta-se o custo de confecção de crachás em gráficas, transferindo-as para o usuário final, reduz-se pelo menos 60% da estrutura local, elimina-se a postagem de credenciais desnecessárias que tem um custo altamente elevado para empresas que usam este tipo de envio de credenciais, grande redução de mão de obra, além de inúmeros benefícios no processo de atendimento do público em termos logísticos, afinal o público chega pronto para entrar, sem contar com os relatórios de resultados precisos, que é o que o promotor realmente precisa.
Conclusão
O mercado de TI em eventos não percebeu a sua realidade.Você ao precisar destes serviços precisa avaliar muito o resultado que quer alcançar e cobrar métodos eficientes e coerentes, deixando de lado, equipamentos ultra sofisticados, tecnologias ainda não desenvolvidas para focar no resultado que quer atingir.
O que é o Resultado?
Qual o produto que você obtém na contratação destes serviços? Resposta:São relatórios consistentes com um banco de dados completo e confiável e principalmente, as estatísticas do evento, pois só com estas informações você poderá dirigir as ações para a próxima edição, segmentar o seu público visitante, garantindo assim uma melhoria contínua dos processos do seu evento em termos de estratégia e rumos a serem tomados.
Tem o poder, quem tem a informação!
Artigo escrito por Ricardo Masch, Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes.
Artigo de referência Sobre o mercado bancário:
http://infosurhoy.com/cocoon/saii/xhtml/pt/features/saii/features/economy/2010/03/01/feature-04
Caro leitor, nosso Próximo Artigo:
Nós sabemos por que você não automatiza seus eventos!
Acesse: www.qualitysi.com
quarta-feira, 17 de fevereiro de 2010
Expositores, nem 10% planejam o evento!
Como imaginar que uma empresa, gasta fortunas em eventos e não planeja o resultado esperado ou não estabelece metas concretas como objetivo.
Tenho uma poderosa ferramenta de aproximação dos Expositores aos visitantes (leads/prospects).Ou a organizadora barra o fornecimento dos serviços, pois alega "dar" o banco de dados ao cliente (fato que não reflete o serviço oferecido), ou a empresa expositora se diz sem verba para o serviço, afinal já investiu em Plantas ornamentais, tapetes persas, mobiliario especial e esquece do visitante.A feira vira um FESTA, um encontro com fins gastronomicos e o objetivo final fica totalmente abandonado.
Me desculpem os que pensam assim , mas minha prioridade seria EFETIVAR NOVOS NEGÓCIOS, melhorar o meu coeficiente de crescimento por indicadores e depois trabalhar ao longo do ano estes prospects para realmente se gerar aumento de vendas.Este é o objetivo final, mas esquecido.O Glamour e a beleza, os caprichos contra a concorrencia ainda são os principais fatores na hora de se contratar e se desenvolver um plano para cada evento.Miopia total do mercado e dos que ele representam.Parece até brincadeira, mas é este o panorama.Vamos atacar os objetivos ou ficar brincando de feira como se fosse um encontro de amigos?Lembre-se, alguém está pagando tudo isto;e se a direção perceber a falta de resultados, vai querer saber qual o planejamento feito, e normamlmente cabeças irão rolar...Volte para o foco, planeje suas ações, foque no cliente e no atendimento com ações posteriores até atingir seus resultados.E Pare de ficar lamentando seu baixo resultado na feira, pois seu vizinho de estande que se planejou,bateu todas as metas propostas para o evento que vocês dois participaram juntos!
Tenho uma poderosa ferramenta de aproximação dos Expositores aos visitantes (leads/prospects).Ou a organizadora barra o fornecimento dos serviços, pois alega "dar" o banco de dados ao cliente (fato que não reflete o serviço oferecido), ou a empresa expositora se diz sem verba para o serviço, afinal já investiu em Plantas ornamentais, tapetes persas, mobiliario especial e esquece do visitante.A feira vira um FESTA, um encontro com fins gastronomicos e o objetivo final fica totalmente abandonado.
Me desculpem os que pensam assim , mas minha prioridade seria EFETIVAR NOVOS NEGÓCIOS, melhorar o meu coeficiente de crescimento por indicadores e depois trabalhar ao longo do ano estes prospects para realmente se gerar aumento de vendas.Este é o objetivo final, mas esquecido.O Glamour e a beleza, os caprichos contra a concorrencia ainda são os principais fatores na hora de se contratar e se desenvolver um plano para cada evento.Miopia total do mercado e dos que ele representam.Parece até brincadeira, mas é este o panorama.Vamos atacar os objetivos ou ficar brincando de feira como se fosse um encontro de amigos?Lembre-se, alguém está pagando tudo isto;e se a direção perceber a falta de resultados, vai querer saber qual o planejamento feito, e normamlmente cabeças irão rolar...Volte para o foco, planeje suas ações, foque no cliente e no atendimento com ações posteriores até atingir seus resultados.E Pare de ficar lamentando seu baixo resultado na feira, pois seu vizinho de estande que se planejou,bateu todas as metas propostas para o evento que vocês dois participaram juntos!
quarta-feira, 6 de janeiro de 2010
Como realizar um evento e porque automatizar a gestão ?
O que é um evento?
Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.
O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.
Sem automação o que acontece?
1. As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas
2. O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo
3. O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e
o processo fica dependendo muito dos colaboradores
Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.
CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO
Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente. Normalmente empresas com poucos projetos Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:
1. Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)
2. Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos) 3. Falta de registros e informações de edições anteriores
4. Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores
5. Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto
Como realizar um evento:
Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:
1. Pré-projeto
2. Planejamento
3. Preparação e Organização
4. Por em Prática/Realizar
5. Pós-evento
Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção.
Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.
Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.
1.PRÉ-PROJETO
1. Definição clara do que deve ser o evento
2. O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)
3. Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)
4. Que ferramentas usar
5. Possibilidades de patrocínio
6. Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)
2.PLANEJAMENTO
1. Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos
2. Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras
3. Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
4. Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
5. Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
6. Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
7. Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8. Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
9. Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
10. Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos)
11. Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
12. Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
13. Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
14. Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)
3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
1. Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final)
2. Meios e Formas de Divulgação
3. Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
4. Bancos de dados atualizados e unificados
5. Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
6. Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
7. Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
8. Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas
9. Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais
10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
11. Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores,
locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
12. Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)
13. Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)
14. Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
15. Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
19. Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
- Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral.
4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO
1. Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
2. Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções
3. Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequencia)
4. Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes
5. PÓS-EVENTO
1. Elaboração de Relatórios;
2. Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
3. Análise de não conformidades para melhoria continua do evento
4. Atualização do Banco de dados
5. Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;
B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?
Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”? Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.
Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?
Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.
Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:
1. Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis 2. Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras
3. Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente
4. Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa
5. Implantação do auto-serviço
6. Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa
7. Se evita ou reduz-se erros no processo
8. Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas
Autor/Palestrante – Ricardo Masch, Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.
Referencias Bibliográficas do Artigo
Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas
Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional.
Guia da ABA para realização de eventos
Apoio:José Masch, consultor de Empresas
O que é um evento?
Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.
O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.
Sem automação o que acontece?
1. As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas
2. O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo
3. O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e
o processo fica dependendo muito dos colaboradores
Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.
CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO
Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente. Normalmente empresas com poucos projetos Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:
1. Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)
2. Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos) 3. Falta de registros e informações de edições anteriores
4. Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores
5. Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto
Como realizar um evento:
Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:
1. Pré-projeto
2. Planejamento
3. Preparação e Organização
4. Por em Prática/Realizar
5. Pós-evento
Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção.
Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.
Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.
1.PRÉ-PROJETO
1. Definição clara do que deve ser o evento
2. O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)
3. Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)
4. Que ferramentas usar
5. Possibilidades de patrocínio
6. Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)
2.PLANEJAMENTO
1. Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos
2. Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras
3. Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
4. Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
5. Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
6. Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
7. Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8. Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
9. Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
10. Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos)
11. Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
12. Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
13. Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
14. Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)
3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
1. Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final)
2. Meios e Formas de Divulgação
3. Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
4. Bancos de dados atualizados e unificados
5. Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
6. Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
7. Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
8. Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas
9. Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais
10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
11. Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores,
locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
12. Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)
13. Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)
14. Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
15. Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
19. Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
- Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral.
4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO
1. Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
2. Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções
3. Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequencia)
4. Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes
5. PÓS-EVENTO
1. Elaboração de Relatórios;
2. Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
3. Análise de não conformidades para melhoria continua do evento
4. Atualização do Banco de dados
5. Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;
B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?
Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”? Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.
Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?
Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.
Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:
1. Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis 2. Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras
3. Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente
4. Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa
5. Implantação do auto-serviço
6. Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa
7. Se evita ou reduz-se erros no processo
8. Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas
Autor/Palestrante – Ricardo Masch, Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.
Referencias Bibliográficas do Artigo
Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas
Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional.
Guia da ABA para realização de eventos
Apoio:José Masch, consultor de Empresas
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