Para iniciar o assunto lembre-se da importância dos relatórios gerenciais de edições anteriores que o credenciamento deve te fornecer como base, para um adequado dimensionamento do auto- atendimento. O método aqui utilizado inclui o recurso de inscrição e impressão de credenciais em casa, uma nova e definitiva tendência
Vamos exemplificar simulando passo a passo um evento hipotético:
Imaginemos uma quantidade de público total de 1.000 participantes, onde devemos saber
Qual % de inscritos no local do evento e qual % de pré-inscritos pela internet.
Vamos definir que recebemos a informação de que 540 (54%) se credenciam no local e 460 (46%) pela internet
Variáveis:
Sabemos que o público esperado total chegará num intervalo de 1hora, baseado no relatório de picos de freqüência fornecido no credenciamento da edição passada
Na pior das hipóteses o processo de credenciamento local ou auto-atendimento deve estar apto a atender o participante em no máximo 1 minuto (tempo ideal: 30segundos), mas vamos pelo pior caso, 1 minuto:
Dimensionamento do credenciamento local:
Se temos 540 participantes para se inscrever no local, deveremos ter 9 posições com atendentes pois 9X60=540 (60 é o numero de atendimentos em 1 hora)
Dimensionamento do Auto-atendimento:
Sabemos que 460 (46%) participantes irão se pré-inscrever e se credenciar (retirar a credencial no próprio micro) pela internet. Então vamos poder eliminar estrutura no local para este público certo?Já estarão credenciados? Errado!
Pois teremos as 2 exceções que viram regras:
1-Alguns participantes se credenciarão pela internet, mas não terão impressora na hora irão apenas se pré inscrever e retirarão a credencial no local do evento. Para estes casos utilizaremos terminais de auto-atendimento, os chamados “totens”.
2-Daqueles 460 (46%) que imprimiu a credencial em casa e “teoricamente” acessaria o evento diretamente, teremos casos de impressões falhas, de credenciais que chegam amassadas que deverão ser refeitas e que podem chegar até 20%* do total impresso em casa.
E como conseguir estes números?
Durante a pré-inscrição na internet você terá condições de saber por relatórios, dos pré-inscritos, o percentual de quantos apenas se pré-inscreveram e quantos se credenciaram com sucesso.
Voltando ao nosso evento:
Nossa previsão foi de 460 participantes inscritos pela internet do total de 1000.
Faltando 1 mês para o evento vamos verificar a situação das inscrições:
Já temos 310 inscrições no sistema!(O que já é uma boa amostra!)
Vimos no relatório também que 280 participantes, já imprimiram a sua credencial (que é 90% do total de inscritos pela internet até o momento)
Podemos projetar então que quando chegarmos a 500 participantes, 90% que seriam 450 participantes já terão a sua credencial pronta.
Mas teremos aqueles 20% de reimpressão lembram? Isso quer dizer que 20% ou 92 dos 460 participantes já credenciados voltarão ao credenciamento por algum tipo de problema.
Então: 92 participantes com problemas mais os 50 que optaram não imprimir a credencial em casa precisarão de auto-atendimento. Então, se cada terminal atende no pior caso 1 participante por minuto, vamos precisar de apenas 2 totens com sobra.
Estrutura local e de auto-atendimento para evento:
09 posições com atendentes
02 posições com auto-atendimento ou “totens”.
Conclusão final:
Num evento nos padrões antigos, onde existia apenas a pré-inscrição pela internet, mas o credenciamento era sempre no local, precisaríamos de 16 posições com atendentes para recepcionar o mesmo público baseado nas mesmas variáveis acima. Faça o calculo de Dimensionamento de Credenciamento local acima e chegará a estes números.
quarta-feira, 15 de setembro de 2010
quinta-feira, 26 de agosto de 2010
Atendimento ao Expositor no meio do Evento ????
Bem, mais uma vez estou aqui levantando mais um problema freqüente visto em MUITOS eventos.
O Atendimento ao Expositor dentro e bem no meio do pavilhão de Exposições.
Você há de concordar comigo que o público EXPOSITOR é o maior cliente da feira certo?Ele paga taxas, compra espaços, geram receitas diretas...e por que são tão mal atendidos?
Vamos começar pelas credenciais:
• Enquanto o público visitante recebe um credenciamento planejado para atendimento (em algumas vezes)
• Os Expositores são comunicados que devem acessar o interior evento para retirar suas credenciais.Pergunta: Como acessar o evento sem a credencial? O que acontece?
O que acontece é que Expositor se dirige ao acesso da feira e é barrado pelo segurança, pela falta de credencial. Como entrar com credencial se só se pode retirar dentro do evento.
Aí problemas começam a ocorrer, pois, se ele nem consegue acessar o evento, como resolver problemas que ele ainda possa a ter?
Se ele é cliente, porque não tratá-lo como tal?
Seria o mesmo que ter de acessar uma casa circundada por um jardim sem poder pisar na grama?!?!?
Nossa sugestão:
É tratá-lo como você gostaria de ser tratado. O Caex ou Atendimento ao Expositor (como queiram) deve ser na entrada/ acesso ao evento, junto à secretaria (não confundir com o credenciamento) aonde ele chega e é atendido em local próprio para ele, em guichês específicos para o tratamento que ele merece evitando constrangimentos.
Agora sim, você trata todo o seu público de forma inteligente sem complicações. Pense nisto!
O Atendimento ao Expositor dentro e bem no meio do pavilhão de Exposições.
Você há de concordar comigo que o público EXPOSITOR é o maior cliente da feira certo?Ele paga taxas, compra espaços, geram receitas diretas...e por que são tão mal atendidos?
Vamos começar pelas credenciais:
• Enquanto o público visitante recebe um credenciamento planejado para atendimento (em algumas vezes)
• Os Expositores são comunicados que devem acessar o interior evento para retirar suas credenciais.Pergunta: Como acessar o evento sem a credencial? O que acontece?
O que acontece é que Expositor se dirige ao acesso da feira e é barrado pelo segurança, pela falta de credencial. Como entrar com credencial se só se pode retirar dentro do evento.
Aí problemas começam a ocorrer, pois, se ele nem consegue acessar o evento, como resolver problemas que ele ainda possa a ter?
Se ele é cliente, porque não tratá-lo como tal?
Seria o mesmo que ter de acessar uma casa circundada por um jardim sem poder pisar na grama?!?!?
Nossa sugestão:
É tratá-lo como você gostaria de ser tratado. O Caex ou Atendimento ao Expositor (como queiram) deve ser na entrada/ acesso ao evento, junto à secretaria (não confundir com o credenciamento) aonde ele chega e é atendido em local próprio para ele, em guichês específicos para o tratamento que ele merece evitando constrangimentos.
Agora sim, você trata todo o seu público de forma inteligente sem complicações. Pense nisto!
sexta-feira, 6 de agosto de 2010
IMPORTAÇÃO DE BANCO DE DADOS – VILÃO OU O PONTO FRACO DO EVENTO.
Não preciso dizer que se o banco de dados de pré-inscritos do evento não estiver PERFEITO seu credenciamento local vai ser um fracasso!
Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.
No mercado temos duas situações distintas:
1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.
2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.
O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.
Os problemas mais comuns são estes:
1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!
2. Duplicidade de nomes
3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria
4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto
5. Pessoas inscritas que não constam no sistema
6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades
Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:
• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra
Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!
Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.
Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.
CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO
Espero que gostem e até a próxima!
Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.
No mercado temos duas situações distintas:
1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.
2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.
O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.
Os problemas mais comuns são estes:
1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!
2. Duplicidade de nomes
3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria
4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto
5. Pessoas inscritas que não constam no sistema
6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades
Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:
• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra
Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!
Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.
Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.
CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO
Espero que gostem e até a próxima!
sexta-feira, 23 de julho de 2010
sexta-feira, 14 de maio de 2010
Palestra gratuita sobre sistemas para eventos
Seguindo minha linha de conscientização no do mercado de eventos, estou trabalhando com grupos de alunos e profissionais de eventos interessados, para divulgar, discutir e falarmos sobre as últimas tendências e necessidades do mercado.
Meu objetivo não é divulgar minha empresa em hipótese alguma, mas sim, formar profissionais sem vícios do passado, passar conceitos novos e dúvidas frequentes de quem ingressa neste mercado.
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
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