Você sabe para que serve um credenciamento? Sabe como contratar? Será????

Bem, na minha peregrinação diária de 15 anos, hoje consigo distinguir claramente, grupos peculiares de profissionais que solicitam este tipo de serviço.


Vamos ao 1º. Grupo:

1. Eles solicitam propostas assim: 54 micros, 54 impressoras, 56 digitadores, cabeamento e sistema adequado...(não sei a fonte disto?)

2. Solicitam processos inventados da própria cabeça que na primeira análise fica inviabilizado pelos “furos“ verificados por especialistas

3. Preocupa-se ENORMEMENTE com a aparência dos equipamentos (o equipamento deve ser o melhor do mercado, isso é básico), luzinhas, perfumarias e tecnologias novas que aumentarão o custo e não trarão nenhum benefício real para o evento.

4. Não dá ênfase nenhuma ao banco de dados

5. Não solicita relatórios e depois reclama não os ter recebido (isto cabe a empresa Especialista contratada a orientar sobre este fato)

6. Começa todo ano o evento do ZERO (não tem informações para a gestão)

7. Às vezes não quer pagar o serviço por que 01 terminal falhou durante 10 minutos, ou a digitadora soltou o cabelo, mas que não interferiu em hipótese alguma o andamento do evento. Isto é, sem foco no resultado.



Nota: Existem empresas de automação abarrotadas de equipamento para locação, são engessadas, pois só podem oferecer soluções que os equipamentos comprados suportam. Tenta te "enfiar goela abaixo" as soluções que eles têm na prateleira sem procurar atender e se preocupar com as suas necessidades. Convence-lhe de uma estrutura totalmente superdimensionada, afinal o negócio é locar e locar!

Existe hoje um “BUM” de auto-atendimento com totens. Eles são bons para uma parte dos casos, mas absolutamente não resolve 80% dos problemas de credenciamento local. Mas para o 1o. Grupo citado acima, se a empresa contratada oferecer 30 totens de graça (afinal estão encalhados) leva o serviço pela Cortesia e acham que fizeram um ótimo negócio para empresa. Cá entre nós, neste caso 05 totens resolviam...



Vamos ao 2º. Grupo:

1. Quer saber sobre o banco de dados, consistência, segurança e confidencialidade que vão obter

2. Informam previamente os relatórios que necessitarão para a gestão interna

3. Perguntam sobre tipos de tecnologia que podem ser aplicadas com mais eficácia no evento a serem discutidas conjuntamente

4. Dá ênfase 100% no sistema, pois os equipamentos são apenas os meios de se atingir os resultados objetivados. Os melhores especialistas para dimensionar o equipamento adequado é a empresa de automação previamente homologada por você. Isto é responsabilidade deles, você só cobra os resultados!

5. Sabe que a estrutura corretamente dimensionada, após análise do perfil do evento, utilização da WEB e outros indicadores,fica a cargo da empresa de confiança contratada

6. Avalia o serviço pelo resultado final obtido, entendendo que pequenos problemas acontecem, por isso precisamos planejar planos de contingencias e o registro de não conformidades feito pela empresa de automação (Empresas que trabalham com processos definidos têm este processo homologado)

7. Começa o evento todo ano aproveitando a experiência dos outros anos, corrigindo as pequenas falhas e melhorando a qualidade do evento com base em relatórios fornecidos. Não preciso dizer que estes eventos são um sucesso, é só elogio!

Conclusão:

O credenciamento serve para se criar uma base de dados confiável para futuras ações. Ele é sua moeda corrente. O seu Tesouro.

Ele deve fornecer TODOS os relatórios que você necessita para a tomada de decisões na gestão.

Ele qualifica o seu público e lhe dá direções no planejamento de atividades

Faz relatórios comparativos entre edições anteriores para acompanhamento e correção do negócio.

Com este conjunto de resultados você tem uma ferramenta muito poderosa: Informação!

Credenciamento é para é isto. Fila?Confusão?Isto é falta de planejamento, detalhamento e confirma que pontos chaves do processo não foram planejados nem discutidos (responsabilidade da empresa contratada)

Agora, se no seu caso, você não entende ou não precisa de nada disso, ou ainda não lhe convenci das vantagens? O que fazer? Utilize uma bilheteria, que não lhe dará informações completas, mas gerará uma receita considerável para o seu evento.

Espero que encare o mercado assim como o Grupo 2 encara, os resultados aparecerão, eu garanto!

Ricardo Masch

ACESSIBILIDADE EM EVENTOS

Muito tem se falado, mas pouco tem sido feito. Parece que tudo que não dá retorno imediato não merece ser prioridade ou ainda as cabeças não se preocupam com o próximo.

Acessibilidade tem sido uma preocupação constante para nós, isto não é apenas a construção de rampas, sonorização adequada e sinalização no piso.

Segundo o Censo IBGE 2007, temos 32.000.000 de portadores de algum tipo de deficiência. Precisamos dar condições de este público visitar e se integrar nas atividades desenvolvidas com a estrutura que eles necessitam para desenvolver igualmente o mesmo grau de participação dos não portadores de deficiencia

Nunca foi meu intuito ligar meu trabalho de instrução ao mercado, com a marca de minha empresa, porém desta vez, estou oferecendo recursos para este atendimento já que as empresas especializadas no mercado em que atuo ainda não se atentaram para este nobre processo, que deveria ser implantado e constar nos check-lists de eventos:
Para isto temos especialistas para projetos de acessibilidade. Dispomos também de profissionais interpretes de LIBRAS (Lingua Brasileira de sinais).

Desenvolvemos estes serviços, pois existe uma demanda ainda não prioritária mas acredito que quanto antes estejamos sensibilizados, mais rápido poderemos transformar nossos eventos e a vida de alguns milhares de novos visitantes.

Fonte:IBGE 2007

Como dimensionar um credenciamento local com auto-atendimento adequado?

Para iniciar o assunto lembre-se da importância dos relatórios gerenciais de edições anteriores que o credenciamento deve te fornecer como base, para um adequado dimensionamento do auto- atendimento. O método aqui utilizado inclui o recurso de inscrição e impressão de credenciais em casa, uma nova e definitiva tendência

Vamos exemplificar simulando passo a passo um evento hipotético:

Imaginemos uma quantidade de público total de 1.000 participantes, onde devemos saber

Qual % de inscritos no local do evento e qual % de pré-inscritos pela internet.

Vamos definir que recebemos a informação de que 540 (54%) se credenciam no local e 460 (46%) pela internet

Variáveis:

Sabemos que o público esperado total chegará num intervalo de 1hora, baseado no relatório de picos de freqüência fornecido no credenciamento da edição passada

Na pior das hipóteses o processo de credenciamento local ou auto-atendimento deve estar apto a atender o participante em no máximo 1 minuto (tempo ideal: 30segundos), mas vamos pelo pior caso, 1 minuto:

Dimensionamento do credenciamento local:

Se temos 540 participantes para se inscrever no local, deveremos ter 9 posições com atendentes pois 9X60=540 (60 é o numero de atendimentos em 1 hora)

Dimensionamento do Auto-atendimento:

Sabemos que 460 (46%) participantes irão se pré-inscrever e se credenciar (retirar a credencial no próprio micro) pela internet. Então vamos poder eliminar estrutura no local para este público certo?Já estarão credenciados? Errado!

Pois teremos as 2 exceções que viram regras:

1-Alguns participantes se credenciarão pela internet, mas não terão impressora na hora irão apenas se pré inscrever e retirarão a credencial no local do evento. Para estes casos utilizaremos terminais de auto-atendimento, os chamados “totens”.

2-Daqueles 460 (46%) que imprimiu a credencial em casa e “teoricamente” acessaria o evento diretamente, teremos casos de impressões falhas, de credenciais que chegam amassadas que deverão ser refeitas e que podem chegar até 20%* do total impresso em casa.

E como conseguir estes números?

Durante a pré-inscrição na internet você terá condições de saber por relatórios, dos pré-inscritos, o percentual de quantos apenas se pré-inscreveram e quantos se credenciaram com sucesso.

Voltando ao nosso evento:

Nossa previsão foi de 460 participantes inscritos pela internet do total de 1000.

Faltando 1 mês para o evento vamos verificar a situação das inscrições:

Já temos 310 inscrições no sistema!(O que já é uma boa amostra!)

Vimos no relatório também que 280 participantes, já imprimiram a sua credencial (que é 90% do total de inscritos pela internet até o momento)

Podemos projetar então que quando chegarmos a 500 participantes, 90% que seriam 450 participantes já terão a sua credencial pronta.

Mas teremos aqueles 20% de reimpressão lembram? Isso quer dizer que 20% ou 92 dos 460 participantes já credenciados voltarão ao credenciamento por algum tipo de problema.

Então: 92 participantes com problemas mais os 50 que optaram não imprimir a credencial em casa precisarão de auto-atendimento. Então, se cada terminal atende no pior caso 1 participante por minuto, vamos precisar de apenas 2 totens com sobra.

Estrutura local e de auto-atendimento para evento:

09 posições com atendentes

02 posições com auto-atendimento ou “totens”.

Conclusão final:

Num evento nos padrões antigos, onde existia apenas a pré-inscrição pela internet, mas o credenciamento era sempre no local, precisaríamos de 16 posições com atendentes para recepcionar o mesmo público baseado nas mesmas variáveis acima. Faça o calculo de Dimensionamento de Credenciamento local acima e chegará a estes números.

Atendimento ao Expositor no meio do Evento ????

Bem, mais uma vez estou aqui levantando mais um problema freqüente visto em MUITOS eventos.

O Atendimento ao Expositor dentro e bem no meio do pavilhão de Exposições.

Você há de concordar comigo que o público EXPOSITOR é o maior cliente da feira certo?Ele paga taxas, compra espaços, geram receitas diretas...e por que são tão mal atendidos?

Vamos começar pelas credenciais:

• Enquanto o público visitante recebe um credenciamento planejado para atendimento (em algumas vezes)

• Os Expositores são comunicados que devem acessar o interior evento para retirar suas credenciais.Pergunta: Como acessar o evento sem a credencial? O que acontece?

O que acontece é que Expositor se dirige ao acesso da feira e é barrado pelo segurança, pela falta de credencial. Como entrar com credencial se só se pode retirar dentro do evento.
Aí problemas começam a ocorrer, pois, se ele nem consegue acessar o evento, como resolver problemas que ele ainda possa a ter?

Se ele é cliente, porque não tratá-lo como tal?

Seria o mesmo que ter de acessar uma casa circundada por um jardim sem poder pisar na grama?!?!?

Nossa sugestão:

É tratá-lo como você gostaria de ser tratado. O Caex ou Atendimento ao Expositor (como queiram) deve ser na entrada/ acesso ao evento, junto à secretaria (não confundir com o credenciamento) aonde ele chega e é atendido em local próprio para ele, em guichês específicos para o tratamento que ele merece evitando constrangimentos.

Agora sim, você trata todo o seu público de forma inteligente sem complicações. Pense nisto!

IMPORTAÇÃO DE BANCO DE DADOS – VILÃO OU O PONTO FRACO DO EVENTO.

Não preciso dizer que se o banco de dados de pré-inscritos do evento não estiver PERFEITO seu credenciamento local vai ser um fracasso!

Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.

No mercado temos duas situações distintas:

1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.

2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.

O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.

Os problemas mais comuns são estes:

1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!

2. Duplicidade de nomes

3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria

4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto

5. Pessoas inscritas que não constam no sistema

6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades

Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:

• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra

Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!

Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.

Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.

CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO

Espero que gostem e até a próxima!