Automação de Eventos: Como se realiza um evento?

Automação de Eventos: Como se realiza um evento?

O que mudou na AUTOMAÇÃO DE EVENTOS na última década:

Inovações e Desafios na virada da Automação de Eventos em 2015  até hoje

O Enfoque na Comodidade e Facilidade

A evolução da automação de eventos em 2015 trouxe consigo um foco contínuo na oferta de comodidade, facilidade e acesso rápido a informações para os usuários. Os métodos tradicionais, como códigos de barras, totens de autoatendimento, coletores de dados convencionais, computadores e impressoras térmicas, foram considerados obsoletos devido ao seu tamanho, peso e aos custos associados ao transporte e manutenção. A transição para a era dos smartphones, QR codes e conectividade online em tempo real revolucionou como os eventos são concebidos, permitindo uma experiência mais ágil, precisa e integrada.

Desafios Superados e Melhorias Necessárias

Os desafios enfrentados no mercado de automação de eventos incluíam filas extensas, bancos de dados incompletos, falhas na importação de dados específicos, relatórios não fornecidos prontamente durante o processo e desapontamento com os relatórios finais. A perda de dados também foi um problema recorrente, destacando a importância da implementação de backups eficazes para garantir a integridade dos dados.

Além disso, a automação de eventos enfrentava obstáculos significativos no processo local de credenciamento e nas operações de TI, principalmente devido à presença contínua de operadores humanos. A qualificação do pessoal nos eventos não acompanhava plenamente o avanço tecnológico, resultando em contratações nem sempre ideais para atender às demandas do setor.

Análise Detalhada dos Problemas

Uma análise minuciosa revelou que a maioria dos problemas que afetaram a execução dos processos planejados foram causados pela falta de cumprimento das atividades acordadas pelos clientes (6%), falta de informações durante vendas e reuniões operacionais (24%) e processos fracos e falhos (70%) decorrentes da falta de experiência, padronização e testes adequados.

Evoluções Futuras na Automação de Eventos

As tendências futuras na automação de eventos apontam para a eliminação da digitação manual para garantir bancos de dados precisos, postos multifuncionais, redução do pessoal operacional e custos associados, uso de equipamentos modernos e leves, relatórios em tempo real via aplicativos móveis, integração das informações do evento com as necessidades do mercado e aplicativos facilitadores para melhorar o relacionamento entre os participantes.

Outras melhorias incluem identificações de várias formas como facial, digital, etc.Guias virtuais do evento para visitantes via aplicativo móvel, possibilidade de compras em tempo real nos estandes visitados e mediação de palestras em congressos via WhatsApp. Essas inovações representam apenas uma amostra do que podemos esperar nesta nova era da automação de eventos.

Como se realiza um evento?

O que é um evento?

Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.

O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas  simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.

Sem automação o que acontece?

1.     As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas

2.     O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo

3.     O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e o processo fica dependendo muito dos colaboradores

Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.

CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO

Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente.

Normalmente empresas com poucos projetos

Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:

1.     Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)

2.     Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos)

3.     Falta de registros e informações de edições anteriores

4.     Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores

5.     Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto

 A.Como realizar um evento.

  

Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:

1.     Pré-projeto

2.     Planejamento

3.     Preparação e Organização

4.     Por em Prática/Realizar

5.     Pós-evento

Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção

Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.

Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.

1.PRÉ-PROJETO

1.     Definição clara do que deve ser o evento

2.     O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)

3.     Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)

4.     Que ferramentas usar

5.     Possibilidades de patrocínio

6.     Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)

2.PLANEJAMENTO

1.     Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos 2.     Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras 3.     Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas) 4.     Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira) 5.     Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado) 6.     Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais) 7.     Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8.     Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos) 9.     Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico) 10.Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos) 11.Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras) 12.Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias) 13.Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral) 14.Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos) 3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO 1.     Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final) 2.     Meios e Formas de Divulgação 3.     Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros) 4.     Bancos de dados atualizados e unificados 5.     Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos) 6.     Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais) 7.     Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária) 8.     Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas 9.     Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais 10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística) 11.Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas) 12.Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação) 13.Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística) 14.Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação) 15.Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial) 17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial) 18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra) 19.Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição - planta-baixa do local; - montadora oficial dos estandes; - registro no Ministério da Indústria e Comércio; - folheto promocional específico; - regulamento geral e manual do expositor; - coquetel de lançamento; - comercialização de estandes; - equipe de vendas; - projetos de energia elétrica; - taxas da Prefeitura Municipal; - avaliação do Corpo de Bombeiros; - seguro de responsabilidade civil dos visitantes; - oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações - cronograma de montagem, realização e desmontagem; - esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing); - serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias); - atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes); - aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais); - Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral. 4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO 1.     Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais) 2.     Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções 3.     Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequência) 4.     Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes 5. PÓS-EVENTO 1.     Elaboração de Relatórios; 2.     Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores); 3.     Análise de não conformidades para melhoria continua do evento 4.     Atualização do Banco de dados 5.     Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;

B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?

Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”?

Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.

Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?

Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.

Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:

1.     Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis

2.     Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras

3.     Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente

4.     Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa

5.     Implantação do auto-serviço

6.     Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa

7.     Se evita ou reduz-se erros no processo

8.     Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas

Palestrante – Ricardo Masch,Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.

Palestra de Endomarketing, ministrada nas Dependências da Quality Soluções inteligentes dia 03/04/2009 aos colaboradores da Empresa

Referencias Bibliográficas da Palestra Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional. Guia da ABA para realização de eventos Apoio:José Masch, consultor de Empresas

Acessibilidade em eventos, na Copa do Mundo 2014 e depois dela...

Acompanhei ativamente os jornais e me informei bastante no assunto Copa do Mundo, acompanhei inúmeras palestras de entidades que nuclearam empresas para trabalharem no evento que foi o maior do mundo e só o que escutei foi Sustentabilidade. Produtos verdes, reciclagem, criatividade...

A palavra acessibilidade nunca foi citada, o meio ambiente passou a vir antes que o ser humano, mas é um círculo.
Em eventos, em reuniões operacionais, NUNCA, EU DISSE NUNCA, se questionou acessibilidade.

Levanto esta bandeira solitária, como sempre (apesar da sustentabilidade estar presente em meus produtos), alertando que recebemos muitos deficientes em nossos eventos e não temos esta cultura e nem infra-estrutura; o pior: não está sendo veiculada, fomentada e nem divulgada por nenhum tipo de mídia.

Já sei, vamos deixar o tema para o ano da copa, depois da copa, quando?

Ou arregaçar as mangas e defender esta parcela significativa da sociedade que precisa de condições normais para ter acesso aos mesmo locais de quem não possui deficiências.

Do meu ponto de vista isto é mais importante que o Meio- ambiente como prioridade, aquecimento global, que nem comprovado é conforme a fonte... sabe-se que existem divergências quanto ao assunto mas...
Cadeirante em calçadas esburacadas é realidade nossa do dia a dia, assim como transporte, locomoção em interiores, rampas etc. ou não?

Os projetos existem, temos profissionais capacitados!

Você pode através do meu contato conseguir especialistas no assunto.

Você não é consciente por que não precisa!

Softwares para seus eventos, são problemas?

O assunto é muito longo devido ainda a falta de informação e fontes para se balizar, mas se torna simples, quando entendemos o conceito e forma de se trabalhar.

No setor de eventos precisamos pensar e seguir os seguintes conceitos:

1.   Nossos prazos são reduzidos, quando se contrata já não há tempo hábil de se desenvolver o sistema na sua totalidade.

2.   As empresas, cliente e contratada, devem ter apenas 01 interlocutor dedicado de cada parte cuidando do Software

3

4    3.   Em eventos, não existe um software que atenda dois eventos, SEMPRE há customizações, podem ser mínimas, mas sempre existem!Então pense bem antes de querer comprar um software achando que ele resolverá seus processos de todos seus eventos. Além do preço ser infinitamente maior, você compra e depois quem cuida, customiza ou adapta?Vai usar uma vez apenas...

4.   Se o “Core Business” da empresa contratada não for softwares para Eventos, mas: locação de hardware e demais serviços que se encontra aos montes no mercado, cada customização lhe decepcionará muito nos quesitos: Preço e Qualidade.

5.   Existem empresas com qualidade impecável, programadores certificados, mas nunca estiveram dentro de um evento, ESQUEÇA! Nunca vão poder ajudar!  O sucesso não está nas regras do software, mas nas exceções. Naqueles casos onde a experiência lhe diz o que se deve fazer em determinados casos. É uma consultoria a cada evento.

Pela falta de conhecimento, empresas ficam rodando o mercado procurando uma empresa que salve a pátria, não adianta!
Modelos inventados com base no "achismo", idéias mirabolantes...modelos definitivos...NÃO EXISTE!

Quem contrata, precisa conhecer as regras para se contratar certo, sob pena de se tornar refém do método da empresa contratada, quando a necessidade na verdade é sua!

Se você quer ter um software que atenda suas necessidades sempre, no prazo e não quer ter problemas, siga algumas poucas dicas abaixo:

1. Não queira fazer tudo de uma vez, estabeleça prioridades para se iniciar:Entregas programadas X Prazos

2. Não pense que será um bicho de 07 cabeças pois não será, se fizer com quem conhece.Softwares para eventos são desenvolvidos em tempo menor do que em outros setores, isto devido a forma de contratação do nosso mercado, por isso necessita mais precisão nas informações e cuidados especiais nos detalhes e levantamento de requisitos muito bem feito.

3. O desenvolvimento do software é 50% responsabilidade sua e 50% da empresa que desenvolve.

4. Você precisa saber de trás pra frente os requisitos do seu negócio, com todas as regras do seu evento, estabelecer um escopo e juntamente à contratada, estabelecer um cronograma de entrega de ambas as partes.
    Você também terá sua lição de casa!Com prazo de entrega e qualidade.
    
    A contratada deve ter processos claros, solicite a ela.
    
    Veja qual o processo que utiliza.
    Se você não se convencer, abandone, troque.
    A conversa deve ser clara, sem "Tecnêz".Se a conversa for técnica demais, significa que terá problemas de comunicação durante o desenvolvimento.Você deve entender claramente o processo e  a contratada deve falar a sua língua!

5. Você precisa fornecer os dados e informações nos prazos solicitados pelo desenvolvedor com total disponibilidade, pois a cada dia de atraso na entrega da sua informação combinada em cronograma, vai impactar diretamente no prazo de entrega e desenvolvimento do software pela contratada.

6. Ter disponibilidade de reuniões semanais com o desenvolvedor para acompanhamento.

7.  Em Associações por exemplo, o problema freqüente é sempre alguém do conselho vir com uma ideia mensal "mirabolante".

    Você precisa saber dizer "não" quando for necessário. Receba a idéia do "chefe", consulte a empresa contratada e devolva a informação: o que dá ou o que não dá para ser feito e não menos importante: qual o impacto em termos de resultado que isso trará, além de custo e tempo de desenvolvimento

    Veja que interessante:

    Pense num software como se fosse um prédio em construção.Existem necessidades fáceis de se atender e outras que são impossíveis... 
     
    por exemplo, uma fácil:

P: Depois do prédio concluído ou quase pronto, consigo colocar um para-raio no topo do prédio?

R:Colocamos até 10 se você quiser, vamos combinar então o prazo?(Mas não me peça isso em 10 minutos, se não se torna impossível.Em 10 minutos eu não faço nem o orçamento....)

      
Uma Impossível:

P:Agora que o prédio de 50 andares está finalizado, você quer colocar um playground e uma piscina descoberta entre o 6º. E o 7º. Andar?!?!

R: I M P O S S Í V E L ! ! !VAMOS TER QUE DEMOLIR! ! !

   Assim é um sistema, no  1º caso era apenas uma customização, no 2º o impossível.
   Você na verdade, queria outro sistema (prédio), e agora? Você vai dizer que construtora é incompetente?

Principalmente em congressos e eventos com pagamentos e recebimentos pela internet, preocupe-se especialmente e antes de tudo, com a filiação dos cartões de crédito e boletos nos bancos onde se tem conta, pois este processo ainda pode ser demorado e acarretar atrasos absurdos e até inviabilizar a entrega do software de inscrição a tempo hábil, isto pode ser minimizado contratando-se empresas de recebimento.

   s boas empresas de credenciamento para eventos no mercado, já possuem módulos de recebimento de valores homologados e com todos os tipos de cartão e boleto, onde centralizam todos os recebimentos e repassam os valores a taxas justas e convidativas.

      Você precisa ter um software que nos próximos anos você apenas customize e tenha um custo maior apenas na 1ª contratação, que é todo o desenvolvimento. Com os erros e acertos, mudanças de processo de ano para ano, você apenas customiza, com custos bem mais baixos, se não, fica inviável financeiramente. Construir um software a cada ano?Pense bem!

11.Aposte que a empresa que você contratou, estará "aberta" ano que vem para fazer suas customizações.Se quebrarem, seu software vai junto, seu dinheiro investido também...

12.Quer eliminar todos os problemas acima?

FAÇA COM QUE ENTENDE DO NEGÓCIO...E durma mais tranquilo...