(Artigo focado no atendimento ao público)
Evolução dos dois mercados:
Em meados de 1988, ao adentrar em um Banco, você encontrava pelo menos 20 caixas de atendimento, filas exclusivas para cada caixa e num dia normal, pelo menos 15 pessoas em cada fila dentro de um salão imenso, totalizando até 300 clientes sendo atendidos simultaneamente durante o horário comercial.
Se você tivesse o azar de ter um “Office-boy” na sua fila, caro leitor, você certamente iria amargar mais 1 hora na fila pelo menos. Lembro-me que as pessoas reclamavam muito, aliás, era um excelente ponto de encontro e local para se fazer amizades. Não estou sendo sarcástico, apenas o processo não funcionava, para a finalidade desejada.
Após uma década, por volta de 2000, em alguns bancos os clientes recebiam senhas na fila para entregar ao caixa assim que era atendidos, para se calcular o tempo de permanência na fila. Era um sinal de que estudos estavam sendo feitos para se melhorar o atendimento do público no mercado bancário como um todo.
O Brasil, sendo líder em tecnologia bancária no mundo (vide link abaixo), entendia isto como mais um processo, e que deveria ser melhorado. Imaginem o que este mercado prospero gastou em termos de pesquisas, experimentos e planejamento para se chegar à fórmula “quase” ideal.Resultado: Brasil,Líder mundial em tecnologia bancária
Com a massificação da internet e a segmentação do público que freqüentava os bancos, se desenvolveram ferramentas para se agilizar e facilitar a utilização dos serviços oferecidos. E assim temos hoje um modelo, onde 80%**** dos clientes sequer vão ao banco, tudo é feito on-line, sendo que os 20% restantes se utilizam de caixas eletrônicos, ficando um residual de público sendo ainda atendidos por POUCOS caixas de atendimento que ainda foram preservados para se resolver problemas específicos, casos fora de rotina e atendimento personalizado (idosos, gestantes, deficientes, etc.).
O custo de estrutura de atendimento local foi reduzido substancialmente e a comodidade do Auto-atendimento completo aos clientes definitivamente se tornou realidade.
Igualmente ao mercado bancário, há 20 anos existiam poucas empresas no ramo de tecnologia em eventos. Elas se limitavam apenas a credenciar e controlar acesso de participantes sem saber ainda o que o mercado precisava de fato, muitas até hoje continuam neste passo. Existiam empresas promotoras que contratavam o serviço apenas para se ter um “status” tecnológico para o evento, sem pensar na obtenção de resultados que a ferramenta poderia oferecer. Podemos dizer que o mercado se resumia em empresas “PAPA-FILA”.
Nesta última década, aproveitando todo o know-how tecnológico dos Bancos e todos os estudos realizados que foram transformados em soluções de sucesso, podemos dizer que podemos aplicar o mesmo formato para atendimento ao público de evento:.O Auto atendimento total e completo do participante, o auto-atendimento no local e poucos guichês de atendimento para casos especiais.Igualmente no caso acima, conseguimos substancial redução de custos de estrutura local, bem como facilidade total ao participante.
Auto-atendimento bancário X Auto-atendimento em eventos
Com o “BUM” do auto-atendimento, as empresas de eventos migraram para o credenciamento on-line, porém o participante deve enfrentar filas para retirar sua credencial com o comprovante da inscrição!?!?!?!?!Algo está errado...
Imagine que ao pagar uma conta na internet no conforto da sua casa, ao finalizar a transação, você receba a seguinte mensagem: ”Para retirar o seu comprovante de pagamento, você deverá dirigir-se a sua agência”...
Não seria o mesmo caso?
O auto-atendimento no evento, assim como nos bancos, deve ser completo, a credencial também deverá ser impressa em casa ou no escritório para facilitar o cliente, isto sim é auto- atendimento completo. Algumas empresas postam no correio crachás prontos e já manuseados para toda a base de dados onde, por experiência, nem 10% é a taxa de retorno. Quanto desperdício de material e Mão-de-obra!
Por que se economiza?Onde está a redução de custos no auto-atendimento completo?
Além do exemplo acima, corta-se o custo de confecção de crachás em gráficas, transferindo-as para o usuário final, reduz-se pelo menos 60% da estrutura local, elimina-se a postagem de credenciais desnecessárias que tem um custo altamente elevado para empresas que usam este tipo de envio de credenciais, grande redução de mão de obra, além de inúmeros benefícios no processo de atendimento do público em termos logísticos, afinal o público chega pronto para entrar, sem contar com os relatórios de resultados precisos, que é o que o promotor realmente precisa.
Conclusão
O mercado de TI em eventos não percebeu a sua realidade.Você ao precisar destes serviços precisa avaliar muito o resultado que quer alcançar e cobrar métodos eficientes e coerentes, deixando de lado, equipamentos ultra sofisticados, tecnologias ainda não desenvolvidas para focar no resultado que quer atingir.O que é o Resultado? Qual o produto que você obtém na contratação destes serviços?
Resposta:São relatórios consistentes com um banco de dados completo e confiável e principalmente, as estatísticas do evento, pois só com estas informações você poderá dirigir as ações para a próxima edição, segmentar o seu público visitante, garantindo assim uma melhoria contínua dos processos do seu evento em termos de estratégia e rumos a serem tomados.
Tem o poder, quem tem a informação!
Artigo Sobre o mercado bancário:
http://infosurhoy.com/cocoon/saii/xhtml/pt/features/saii/features/economy/2010/03/01/feature-04
quarta-feira, 1 de dezembro de 2010
quinta-feira, 30 de setembro de 2010
Você sabe para que serve um credenciamento? Sabe como contratar? Será????
Bem, na minha peregrinação diária de 15 anos, hoje consigo distinguir claramente, grupos peculiares de profissionais que solicitam este tipo de serviço.
Vamos ao 1º. Grupo:
1. Eles solicitam propostas assim: 54 micros, 54 impressoras, 56 digitadores, cabeamento e sistema adequado...(não sei a fonte disto?)
2. Solicitam processos inventados da própria cabeça que na primeira análise fica inviabilizado pelos “furos“ verificados por especialistas
3. Preocupa-se ENORMEMENTE com a aparência dos equipamentos (o equipamento deve ser o melhor do mercado, isso é básico), luzinhas, perfumarias e tecnologias novas que aumentarão o custo e não trarão nenhum benefício real para o evento.
4. Não dá ênfase nenhuma ao banco de dados
5. Não solicita relatórios e depois reclama não os ter recebido (isto cabe a empresa Especialista contratada a orientar sobre este fato)
6. Começa todo ano o evento do ZERO (não tem informações para a gestão)
7. Às vezes não quer pagar o serviço por que 01 terminal falhou durante 10 minutos, ou a digitadora soltou o cabelo, mas que não interferiu em hipótese alguma o andamento do evento. Isto é, sem foco no resultado.
Nota: Existem empresas de automação abarrotadas de equipamento para locação, são engessadas, pois só podem oferecer soluções que os equipamentos comprados suportam. Tenta te "enfiar goela abaixo" as soluções que eles têm na prateleira sem procurar atender e se preocupar com as suas necessidades. Convence-lhe de uma estrutura totalmente superdimensionada, afinal o negócio é locar e locar!
Existe hoje um “BUM” de auto-atendimento com totens. Eles são bons para uma parte dos casos, mas absolutamente não resolve 80% dos problemas de credenciamento local. Mas para o 1o. Grupo citado acima, se a empresa contratada oferecer 30 totens de graça (afinal estão encalhados) leva o serviço pela Cortesia e acham que fizeram um ótimo negócio para empresa. Cá entre nós, neste caso 05 totens resolviam...
Vamos ao 2º. Grupo:
1. Quer saber sobre o banco de dados, consistência, segurança e confidencialidade que vão obter
2. Informam previamente os relatórios que necessitarão para a gestão interna
3. Perguntam sobre tipos de tecnologia que podem ser aplicadas com mais eficácia no evento a serem discutidas conjuntamente
4. Dá ênfase 100% no sistema, pois os equipamentos são apenas os meios de se atingir os resultados objetivados. Os melhores especialistas para dimensionar o equipamento adequado é a empresa de automação previamente homologada por você. Isto é responsabilidade deles, você só cobra os resultados!
5. Sabe que a estrutura corretamente dimensionada, após análise do perfil do evento, utilização da WEB e outros indicadores,fica a cargo da empresa de confiança contratada
6. Avalia o serviço pelo resultado final obtido, entendendo que pequenos problemas acontecem, por isso precisamos planejar planos de contingencias e o registro de não conformidades feito pela empresa de automação (Empresas que trabalham com processos definidos têm este processo homologado)
7. Começa o evento todo ano aproveitando a experiência dos outros anos, corrigindo as pequenas falhas e melhorando a qualidade do evento com base em relatórios fornecidos. Não preciso dizer que estes eventos são um sucesso, é só elogio!
Conclusão:
O credenciamento serve para se criar uma base de dados confiável para futuras ações. Ele é sua moeda corrente. O seu Tesouro.
Ele deve fornecer TODOS os relatórios que você necessita para a tomada de decisões na gestão.
Ele qualifica o seu público e lhe dá direções no planejamento de atividades
Faz relatórios comparativos entre edições anteriores para acompanhamento e correção do negócio.
Com este conjunto de resultados você tem uma ferramenta muito poderosa: Informação!
Credenciamento é para é isto. Fila?Confusão?Isto é falta de planejamento, detalhamento e confirma que pontos chaves do processo não foram planejados nem discutidos (responsabilidade da empresa contratada)
Agora, se no seu caso, você não entende ou não precisa de nada disso, ou ainda não lhe convenci das vantagens? O que fazer? Utilize uma bilheteria, que não lhe dará informações completas, mas gerará uma receita considerável para o seu evento.
Espero que encare o mercado assim como o Grupo 2 encara, os resultados aparecerão, eu garanto!
Ricardo Masch
Vamos ao 1º. Grupo:
1. Eles solicitam propostas assim: 54 micros, 54 impressoras, 56 digitadores, cabeamento e sistema adequado...(não sei a fonte disto?)
2. Solicitam processos inventados da própria cabeça que na primeira análise fica inviabilizado pelos “furos“ verificados por especialistas
3. Preocupa-se ENORMEMENTE com a aparência dos equipamentos (o equipamento deve ser o melhor do mercado, isso é básico), luzinhas, perfumarias e tecnologias novas que aumentarão o custo e não trarão nenhum benefício real para o evento.
4. Não dá ênfase nenhuma ao banco de dados
5. Não solicita relatórios e depois reclama não os ter recebido (isto cabe a empresa Especialista contratada a orientar sobre este fato)
6. Começa todo ano o evento do ZERO (não tem informações para a gestão)
7. Às vezes não quer pagar o serviço por que 01 terminal falhou durante 10 minutos, ou a digitadora soltou o cabelo, mas que não interferiu em hipótese alguma o andamento do evento. Isto é, sem foco no resultado.
Nota: Existem empresas de automação abarrotadas de equipamento para locação, são engessadas, pois só podem oferecer soluções que os equipamentos comprados suportam. Tenta te "enfiar goela abaixo" as soluções que eles têm na prateleira sem procurar atender e se preocupar com as suas necessidades. Convence-lhe de uma estrutura totalmente superdimensionada, afinal o negócio é locar e locar!
Existe hoje um “BUM” de auto-atendimento com totens. Eles são bons para uma parte dos casos, mas absolutamente não resolve 80% dos problemas de credenciamento local. Mas para o 1o. Grupo citado acima, se a empresa contratada oferecer 30 totens de graça (afinal estão encalhados) leva o serviço pela Cortesia e acham que fizeram um ótimo negócio para empresa. Cá entre nós, neste caso 05 totens resolviam...
Vamos ao 2º. Grupo:
1. Quer saber sobre o banco de dados, consistência, segurança e confidencialidade que vão obter
2. Informam previamente os relatórios que necessitarão para a gestão interna
3. Perguntam sobre tipos de tecnologia que podem ser aplicadas com mais eficácia no evento a serem discutidas conjuntamente
4. Dá ênfase 100% no sistema, pois os equipamentos são apenas os meios de se atingir os resultados objetivados. Os melhores especialistas para dimensionar o equipamento adequado é a empresa de automação previamente homologada por você. Isto é responsabilidade deles, você só cobra os resultados!
5. Sabe que a estrutura corretamente dimensionada, após análise do perfil do evento, utilização da WEB e outros indicadores,fica a cargo da empresa de confiança contratada
6. Avalia o serviço pelo resultado final obtido, entendendo que pequenos problemas acontecem, por isso precisamos planejar planos de contingencias e o registro de não conformidades feito pela empresa de automação (Empresas que trabalham com processos definidos têm este processo homologado)
7. Começa o evento todo ano aproveitando a experiência dos outros anos, corrigindo as pequenas falhas e melhorando a qualidade do evento com base em relatórios fornecidos. Não preciso dizer que estes eventos são um sucesso, é só elogio!
Conclusão:
O credenciamento serve para se criar uma base de dados confiável para futuras ações. Ele é sua moeda corrente. O seu Tesouro.
Ele deve fornecer TODOS os relatórios que você necessita para a tomada de decisões na gestão.
Ele qualifica o seu público e lhe dá direções no planejamento de atividades
Faz relatórios comparativos entre edições anteriores para acompanhamento e correção do negócio.
Com este conjunto de resultados você tem uma ferramenta muito poderosa: Informação!
Credenciamento é para é isto. Fila?Confusão?Isto é falta de planejamento, detalhamento e confirma que pontos chaves do processo não foram planejados nem discutidos (responsabilidade da empresa contratada)
Agora, se no seu caso, você não entende ou não precisa de nada disso, ou ainda não lhe convenci das vantagens? O que fazer? Utilize uma bilheteria, que não lhe dará informações completas, mas gerará uma receita considerável para o seu evento.
Espero que encare o mercado assim como o Grupo 2 encara, os resultados aparecerão, eu garanto!
Ricardo Masch
segunda-feira, 27 de setembro de 2010
ACESSIBILIDADE EM EVENTOS
Muito tem se falado, mas pouco tem sido feito. Parece que tudo que não dá retorno imediato não merece ser prioridade ou ainda as cabeças não se preocupam com o próximo.
Acessibilidade tem sido uma preocupação constante para nós, isto não é apenas a construção de rampas, sonorização adequada e sinalização no piso.
Segundo o Censo IBGE 2007, temos 32.000.000 de portadores de algum tipo de deficiência. Precisamos dar condições de este público visitar e se integrar nas atividades desenvolvidas com a estrutura que eles necessitam para desenvolver igualmente o mesmo grau de participação dos não portadores de deficiencia
Nunca foi meu intuito ligar meu trabalho de instrução ao mercado, com a marca de minha empresa, porém desta vez, estou oferecendo recursos para este atendimento já que as empresas especializadas no mercado em que atuo ainda não se atentaram para este nobre processo, que deveria ser implantado e constar nos check-lists de eventos:
Para isto temos especialistas para projetos de acessibilidade. Dispomos também de profissionais interpretes de LIBRAS (Lingua Brasileira de sinais).
Desenvolvemos estes serviços, pois existe uma demanda ainda não prioritária mas acredito que quanto antes estejamos sensibilizados, mais rápido poderemos transformar nossos eventos e a vida de alguns milhares de novos visitantes.
Fonte:IBGE 2007
Acessibilidade tem sido uma preocupação constante para nós, isto não é apenas a construção de rampas, sonorização adequada e sinalização no piso.
Segundo o Censo IBGE 2007, temos 32.000.000 de portadores de algum tipo de deficiência. Precisamos dar condições de este público visitar e se integrar nas atividades desenvolvidas com a estrutura que eles necessitam para desenvolver igualmente o mesmo grau de participação dos não portadores de deficiencia
Nunca foi meu intuito ligar meu trabalho de instrução ao mercado, com a marca de minha empresa, porém desta vez, estou oferecendo recursos para este atendimento já que as empresas especializadas no mercado em que atuo ainda não se atentaram para este nobre processo, que deveria ser implantado e constar nos check-lists de eventos:
Para isto temos especialistas para projetos de acessibilidade. Dispomos também de profissionais interpretes de LIBRAS (Lingua Brasileira de sinais).
Desenvolvemos estes serviços, pois existe uma demanda ainda não prioritária mas acredito que quanto antes estejamos sensibilizados, mais rápido poderemos transformar nossos eventos e a vida de alguns milhares de novos visitantes.
Fonte:IBGE 2007
quarta-feira, 15 de setembro de 2010
Como dimensionar um credenciamento local com auto-atendimento adequado?
Para iniciar o assunto lembre-se da importância dos relatórios gerenciais de edições anteriores que o credenciamento deve te fornecer como base, para um adequado dimensionamento do auto- atendimento. O método aqui utilizado inclui o recurso de inscrição e impressão de credenciais em casa, uma nova e definitiva tendência
Vamos exemplificar simulando passo a passo um evento hipotético:
Imaginemos uma quantidade de público total de 1.000 participantes, onde devemos saber
Qual % de inscritos no local do evento e qual % de pré-inscritos pela internet.
Vamos definir que recebemos a informação de que 540 (54%) se credenciam no local e 460 (46%) pela internet
Variáveis:
Sabemos que o público esperado total chegará num intervalo de 1hora, baseado no relatório de picos de freqüência fornecido no credenciamento da edição passada
Na pior das hipóteses o processo de credenciamento local ou auto-atendimento deve estar apto a atender o participante em no máximo 1 minuto (tempo ideal: 30segundos), mas vamos pelo pior caso, 1 minuto:
Dimensionamento do credenciamento local:
Se temos 540 participantes para se inscrever no local, deveremos ter 9 posições com atendentes pois 9X60=540 (60 é o numero de atendimentos em 1 hora)
Dimensionamento do Auto-atendimento:
Sabemos que 460 (46%) participantes irão se pré-inscrever e se credenciar (retirar a credencial no próprio micro) pela internet. Então vamos poder eliminar estrutura no local para este público certo?Já estarão credenciados? Errado!
Pois teremos as 2 exceções que viram regras:
1-Alguns participantes se credenciarão pela internet, mas não terão impressora na hora irão apenas se pré inscrever e retirarão a credencial no local do evento. Para estes casos utilizaremos terminais de auto-atendimento, os chamados “totens”.
2-Daqueles 460 (46%) que imprimiu a credencial em casa e “teoricamente” acessaria o evento diretamente, teremos casos de impressões falhas, de credenciais que chegam amassadas que deverão ser refeitas e que podem chegar até 20%* do total impresso em casa.
E como conseguir estes números?
Durante a pré-inscrição na internet você terá condições de saber por relatórios, dos pré-inscritos, o percentual de quantos apenas se pré-inscreveram e quantos se credenciaram com sucesso.
Voltando ao nosso evento:
Nossa previsão foi de 460 participantes inscritos pela internet do total de 1000.
Faltando 1 mês para o evento vamos verificar a situação das inscrições:
Já temos 310 inscrições no sistema!(O que já é uma boa amostra!)
Vimos no relatório também que 280 participantes, já imprimiram a sua credencial (que é 90% do total de inscritos pela internet até o momento)
Podemos projetar então que quando chegarmos a 500 participantes, 90% que seriam 450 participantes já terão a sua credencial pronta.
Mas teremos aqueles 20% de reimpressão lembram? Isso quer dizer que 20% ou 92 dos 460 participantes já credenciados voltarão ao credenciamento por algum tipo de problema.
Então: 92 participantes com problemas mais os 50 que optaram não imprimir a credencial em casa precisarão de auto-atendimento. Então, se cada terminal atende no pior caso 1 participante por minuto, vamos precisar de apenas 2 totens com sobra.
Estrutura local e de auto-atendimento para evento:
09 posições com atendentes
02 posições com auto-atendimento ou “totens”.
Conclusão final:
Num evento nos padrões antigos, onde existia apenas a pré-inscrição pela internet, mas o credenciamento era sempre no local, precisaríamos de 16 posições com atendentes para recepcionar o mesmo público baseado nas mesmas variáveis acima. Faça o calculo de Dimensionamento de Credenciamento local acima e chegará a estes números.
Vamos exemplificar simulando passo a passo um evento hipotético:
Imaginemos uma quantidade de público total de 1.000 participantes, onde devemos saber
Qual % de inscritos no local do evento e qual % de pré-inscritos pela internet.
Vamos definir que recebemos a informação de que 540 (54%) se credenciam no local e 460 (46%) pela internet
Variáveis:
Sabemos que o público esperado total chegará num intervalo de 1hora, baseado no relatório de picos de freqüência fornecido no credenciamento da edição passada
Na pior das hipóteses o processo de credenciamento local ou auto-atendimento deve estar apto a atender o participante em no máximo 1 minuto (tempo ideal: 30segundos), mas vamos pelo pior caso, 1 minuto:
Dimensionamento do credenciamento local:
Se temos 540 participantes para se inscrever no local, deveremos ter 9 posições com atendentes pois 9X60=540 (60 é o numero de atendimentos em 1 hora)
Dimensionamento do Auto-atendimento:
Sabemos que 460 (46%) participantes irão se pré-inscrever e se credenciar (retirar a credencial no próprio micro) pela internet. Então vamos poder eliminar estrutura no local para este público certo?Já estarão credenciados? Errado!
Pois teremos as 2 exceções que viram regras:
1-Alguns participantes se credenciarão pela internet, mas não terão impressora na hora irão apenas se pré inscrever e retirarão a credencial no local do evento. Para estes casos utilizaremos terminais de auto-atendimento, os chamados “totens”.
2-Daqueles 460 (46%) que imprimiu a credencial em casa e “teoricamente” acessaria o evento diretamente, teremos casos de impressões falhas, de credenciais que chegam amassadas que deverão ser refeitas e que podem chegar até 20%* do total impresso em casa.
E como conseguir estes números?
Durante a pré-inscrição na internet você terá condições de saber por relatórios, dos pré-inscritos, o percentual de quantos apenas se pré-inscreveram e quantos se credenciaram com sucesso.
Voltando ao nosso evento:
Nossa previsão foi de 460 participantes inscritos pela internet do total de 1000.
Faltando 1 mês para o evento vamos verificar a situação das inscrições:
Já temos 310 inscrições no sistema!(O que já é uma boa amostra!)
Vimos no relatório também que 280 participantes, já imprimiram a sua credencial (que é 90% do total de inscritos pela internet até o momento)
Podemos projetar então que quando chegarmos a 500 participantes, 90% que seriam 450 participantes já terão a sua credencial pronta.
Mas teremos aqueles 20% de reimpressão lembram? Isso quer dizer que 20% ou 92 dos 460 participantes já credenciados voltarão ao credenciamento por algum tipo de problema.
Então: 92 participantes com problemas mais os 50 que optaram não imprimir a credencial em casa precisarão de auto-atendimento. Então, se cada terminal atende no pior caso 1 participante por minuto, vamos precisar de apenas 2 totens com sobra.
Estrutura local e de auto-atendimento para evento:
09 posições com atendentes
02 posições com auto-atendimento ou “totens”.
Conclusão final:
Num evento nos padrões antigos, onde existia apenas a pré-inscrição pela internet, mas o credenciamento era sempre no local, precisaríamos de 16 posições com atendentes para recepcionar o mesmo público baseado nas mesmas variáveis acima. Faça o calculo de Dimensionamento de Credenciamento local acima e chegará a estes números.
quinta-feira, 26 de agosto de 2010
Atendimento ao Expositor no meio do Evento ????
Bem, mais uma vez estou aqui levantando mais um problema freqüente visto em MUITOS eventos.
O Atendimento ao Expositor dentro e bem no meio do pavilhão de Exposições.
Você há de concordar comigo que o público EXPOSITOR é o maior cliente da feira certo?Ele paga taxas, compra espaços, geram receitas diretas...e por que são tão mal atendidos?
Vamos começar pelas credenciais:
• Enquanto o público visitante recebe um credenciamento planejado para atendimento (em algumas vezes)
• Os Expositores são comunicados que devem acessar o interior evento para retirar suas credenciais.Pergunta: Como acessar o evento sem a credencial? O que acontece?
O que acontece é que Expositor se dirige ao acesso da feira e é barrado pelo segurança, pela falta de credencial. Como entrar com credencial se só se pode retirar dentro do evento.
Aí problemas começam a ocorrer, pois, se ele nem consegue acessar o evento, como resolver problemas que ele ainda possa a ter?
Se ele é cliente, porque não tratá-lo como tal?
Seria o mesmo que ter de acessar uma casa circundada por um jardim sem poder pisar na grama?!?!?
Nossa sugestão:
É tratá-lo como você gostaria de ser tratado. O Caex ou Atendimento ao Expositor (como queiram) deve ser na entrada/ acesso ao evento, junto à secretaria (não confundir com o credenciamento) aonde ele chega e é atendido em local próprio para ele, em guichês específicos para o tratamento que ele merece evitando constrangimentos.
Agora sim, você trata todo o seu público de forma inteligente sem complicações. Pense nisto!
O Atendimento ao Expositor dentro e bem no meio do pavilhão de Exposições.
Você há de concordar comigo que o público EXPOSITOR é o maior cliente da feira certo?Ele paga taxas, compra espaços, geram receitas diretas...e por que são tão mal atendidos?
Vamos começar pelas credenciais:
• Enquanto o público visitante recebe um credenciamento planejado para atendimento (em algumas vezes)
• Os Expositores são comunicados que devem acessar o interior evento para retirar suas credenciais.Pergunta: Como acessar o evento sem a credencial? O que acontece?
O que acontece é que Expositor se dirige ao acesso da feira e é barrado pelo segurança, pela falta de credencial. Como entrar com credencial se só se pode retirar dentro do evento.
Aí problemas começam a ocorrer, pois, se ele nem consegue acessar o evento, como resolver problemas que ele ainda possa a ter?
Se ele é cliente, porque não tratá-lo como tal?
Seria o mesmo que ter de acessar uma casa circundada por um jardim sem poder pisar na grama?!?!?
Nossa sugestão:
É tratá-lo como você gostaria de ser tratado. O Caex ou Atendimento ao Expositor (como queiram) deve ser na entrada/ acesso ao evento, junto à secretaria (não confundir com o credenciamento) aonde ele chega e é atendido em local próprio para ele, em guichês específicos para o tratamento que ele merece evitando constrangimentos.
Agora sim, você trata todo o seu público de forma inteligente sem complicações. Pense nisto!
sexta-feira, 6 de agosto de 2010
IMPORTAÇÃO DE BANCO DE DADOS – VILÃO OU O PONTO FRACO DO EVENTO.
Não preciso dizer que se o banco de dados de pré-inscritos do evento não estiver PERFEITO seu credenciamento local vai ser um fracasso!
Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.
No mercado temos duas situações distintas:
1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.
2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.
O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.
Os problemas mais comuns são estes:
1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!
2. Duplicidade de nomes
3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria
4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto
5. Pessoas inscritas que não constam no sistema
6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades
Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:
• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra
Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!
Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.
Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.
CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO
Espero que gostem e até a próxima!
Ele é a Farinha do bolo, a água do suco, a base do seu credenciamento.
No mercado temos duas situações distintas:
1. Empresas que fazem sua pré-inscrição e pré-cadastros via telefone, arquivos em Word, Fax e todos os meios que você possa imaginar. Transcreve todos estes dados recebidos em um arquivo e, na véspera do evento, transmite o arquivo para o credenciamento local.
2. Empresas que tem um sistema na internet que capta os dados dos inscritos e já formam um banco de dados ideal para o credenciamento local e dependendo do sistema local nem precisará de importação.
O 1º caso gera normalmente problemas que ficam para ser resolvido na véspera do evento e aí... tudo pode acontecer.Não há mais tempo hábil.
Os problemas mais comuns são estes:
1. Formação das planilhas de cadastro em WORD ou PDF, este é o pior caso, não se faz cadastros ou banco de dados nestes formatos, utilize o Excel, que pode ser facilmente exportado para qualquer sistema.
Não esqueça: “copiar e colar” e formar banco de dados em WORD, nunca mais!
2. Duplicidade de nomes
3. Pessoas em duas, três, quatro categorias distintas, ou sem categoria
4. Pessoas com nome duplicado, um com pagamento ok e outro em aberto
5. Pessoas inscritas que não constam no sistema
6. E pelo menos mais uma centenas de possibilidades
Já vi casos da organizadora combinar a data e a hora de entrega do banco de dados final, no momento da entrega, recebemos:
• Rolos de papel de fax de inscrições apagados
• Várias planilhas em Excel
• Arquivos em Excel com várias planilhas dentro, cada uma em um padrão diferente
• Arquivos em Word de 50 páginas com inscrições uma embaixo da outra
Como compilar tudo isto num único arquivo padronizado para que o sistema aceite a importação?Não dá!
Os sistemas de inscrição vias internet no mercado hoje, atendem a custo ínfimo pelo benefício, todos os requisitos acima fazendo com que os responsáveis apenas controlem o processo e não “Carreguem o Piano”, isto é, elimina-se o trabalho manual.
Como sabemos que temos muitas empresas sem possibilidade de compra de sistemas ou o processo do evento requer construção manual de banco de dados, segue um arquivo de presente para vocês não cometerem erros básicos e comecem a entender como funciona o processo de construção de cadastros que feitos desta forma, sempre poderão ser integrados a outros sistemas e facilitar muito o processo de implantação de sistemas automatizados em qualquer campo de atuação, não necessariamente: eventos.
CLIQUE AQUI PARA FAZER O DOWNLOAD DO ARQUIVO
Espero que gostem e até a próxima!
sexta-feira, 23 de julho de 2010
sexta-feira, 14 de maio de 2010
Palestra gratuita sobre sistemas para eventos
Seguindo minha linha de conscientização no do mercado de eventos, estou trabalhando com grupos de alunos e profissionais de eventos interessados, para divulgar, discutir e falarmos sobre as últimas tendências e necessidades do mercado.
Meu objetivo não é divulgar minha empresa em hipótese alguma, mas sim, formar profissionais sem vícios do passado, passar conceitos novos e dúvidas frequentes de quem ingressa neste mercado.
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
Já tenho 5000 eventos realizados com sucesso e podem verificar minha experiência de 20 anos em: http://www.linkedin.com/in/ricardomasch
Fico esperando seu convite: ricardomasch5@gmail.com, será um prazer trocarmos experiências e torná-los conscientes!
Público do evento e Quantidade de participantes credenciados:
Este é um tema importantíssimo, pois dimensiona o público do evento, toda estrutura parte destes números.
Há aproximadamente 10 anos lido com realizadores que em 90% dos casos se confundem com estes dados.
O cliente pede um projeto para 20.000 pessoas a serem credenciadas. Você dimensiona, projeta e envia a proposta comercial. O cliente fica até desorientado devido ao alto custo do projeto. Marcamos uma reunião com o cliente para ver onde está o problema e depois de muita conversa percebemos que ele se refere desde o início ao público e não a quantidade de participantes a serem credenciados que cai para 5.000 participantes. Apenas 25% do público informado, imagine a diferença de custo dos dois projetos, pelo menos 75% a menos!
Imaginemos um evento hipotético para entendermos a confusão e mudarmos nossos conceitos:
Imaginemos que o evento acontece em 04 dias e tem 05 participantes inscritos no total, o: A, B, C, D e E. Até aqui credenciamos 05 participantes distintos. Então o Número de participantes credenciados: 05. (Na grande maioria dos eventos, uma vez credenciado o visitante não volta mais ao credenciamento).
Dimensionando o Público Visitante:
No 1º dia de evento compareceu o A, B, C, D e E – Total de público no 1º dia = 05
No 2º dia de evento compareceu o A e o B – Total de público no 2º dia = 02
No 3º dia de evento compareceu o A,B,C,D – Total de público no 2º dia = 04
No 4º dia de evento compareceu o A,B,C,D e E – Total de público no 2º dia = 05
Resultado:
Total de participantes credenciados: 05 visitantes
Total de Público no evento (nos 04 dias): 16 visitantes
Olhem aqui a confusão: Como com apenas 05 inscritos obtivemos um público total de visitação de 16 visitantes?( 03 vezes o número de inscritos credenciados). Fica agora claro onde mora o problema?
Os 02 números obtidos estão corretos, basta saber o que é um e o que é outro.
Conclusão: Existe uma clara diferença entre participantes a serem credenciados e público visitante no evento, são números distintos, que dão informações distintas para ações distintas.
Ficando consciente desta diferenciação você não corre o risco de superdimensionar a estrutura do seu evento, pedir propostas incoerentes à sua real necessidade, acompanha a freqüência de visitação do perfil do seu público.
Em termos práticos, o total de participantes credenciados dará a quantidade de credenciais a serem feitas, postos de atendimento, forma de atendimento, material publicitário entre outros.
O Público do evento será importante para dimensionar as quantidades de outros itens como infra-estrutura para o evento no local de visitação: Espaço dimensionado ao público para visitação, quantidade de banheiros, coffe-break, água, quantidade de posições de controle de acesso entre outros.
Este artigo parece óbvio, mas não reflete o retrato do nosso mercado, onde estes detalhes podem atribuir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Saiba que pessoas que trabalham a mais de 20 anos com eventos freqüentemente erram estes dados por falta de conhecimento.
Espero ter contribuído. Você já está consciente e se tiver dúvidas, não pense me escreva:
ricardo@qualitysi.com para dúvidas, críticas e sugestões de temas.
Há aproximadamente 10 anos lido com realizadores que em 90% dos casos se confundem com estes dados.
O cliente pede um projeto para 20.000 pessoas a serem credenciadas. Você dimensiona, projeta e envia a proposta comercial. O cliente fica até desorientado devido ao alto custo do projeto. Marcamos uma reunião com o cliente para ver onde está o problema e depois de muita conversa percebemos que ele se refere desde o início ao público e não a quantidade de participantes a serem credenciados que cai para 5.000 participantes. Apenas 25% do público informado, imagine a diferença de custo dos dois projetos, pelo menos 75% a menos!
Imaginemos um evento hipotético para entendermos a confusão e mudarmos nossos conceitos:
Imaginemos que o evento acontece em 04 dias e tem 05 participantes inscritos no total, o: A, B, C, D e E. Até aqui credenciamos 05 participantes distintos. Então o Número de participantes credenciados: 05. (Na grande maioria dos eventos, uma vez credenciado o visitante não volta mais ao credenciamento).
Dimensionando o Público Visitante:
No 1º dia de evento compareceu o A, B, C, D e E – Total de público no 1º dia = 05
No 2º dia de evento compareceu o A e o B – Total de público no 2º dia = 02
No 3º dia de evento compareceu o A,B,C,D – Total de público no 2º dia = 04
No 4º dia de evento compareceu o A,B,C,D e E – Total de público no 2º dia = 05
Resultado:
Total de participantes credenciados: 05 visitantes
Total de Público no evento (nos 04 dias): 16 visitantes
Olhem aqui a confusão: Como com apenas 05 inscritos obtivemos um público total de visitação de 16 visitantes?( 03 vezes o número de inscritos credenciados). Fica agora claro onde mora o problema?
Os 02 números obtidos estão corretos, basta saber o que é um e o que é outro.
Conclusão: Existe uma clara diferença entre participantes a serem credenciados e público visitante no evento, são números distintos, que dão informações distintas para ações distintas.
Ficando consciente desta diferenciação você não corre o risco de superdimensionar a estrutura do seu evento, pedir propostas incoerentes à sua real necessidade, acompanha a freqüência de visitação do perfil do seu público.
Em termos práticos, o total de participantes credenciados dará a quantidade de credenciais a serem feitas, postos de atendimento, forma de atendimento, material publicitário entre outros.
O Público do evento será importante para dimensionar as quantidades de outros itens como infra-estrutura para o evento no local de visitação: Espaço dimensionado ao público para visitação, quantidade de banheiros, coffe-break, água, quantidade de posições de controle de acesso entre outros.
Este artigo parece óbvio, mas não reflete o retrato do nosso mercado, onde estes detalhes podem atribuir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Saiba que pessoas que trabalham a mais de 20 anos com eventos freqüentemente erram estes dados por falta de conhecimento.
Espero ter contribuído. Você já está consciente e se tiver dúvidas, não pense me escreva:
ricardo@qualitysi.com para dúvidas, críticas e sugestões de temas.
quinta-feira, 29 de abril de 2010
Automação de Tudo X Automação de Eventos e processos internos
Por quê?
Começo perguntando por que em todos os setores como: indústria, varejo, comércio, escolas, hospitais, enfim em todos os segmentos a automação faz parte de todos os processos envolvidos no funcionamento das instituições.
Desde a entrada de pedidos até a pesquisa de satisfação para o cliente final...menos nas empresas de eventos.
No segmento de eventos, sem generalizar, automação é apenas CREDENCIAMENTO.
Seria o mesmo que uma indústria automatizasse apenas o almoxarifado.E o resto?E as informações que a direção precisa para tomar decisões nas diversas áreas?A indústria toda é apenas o almoxarifado?
Em eventos, os realizadores trabalham arduamente durante todo o ano.
Setor financeiro, produção, vendas, marketing, RH, Administração, 365 dias do ano trabalhando seus processos, sendo que o evento, é a soma do que foi trabalhado, acontece em poucos dias, aí, sim, se automatiza apenas credenciamento.
Onde está a diferença?
Na verdade, ela não existe, precisamos entender que devemos melhorar a empresa, onde o credenciamento tão preocupante em alguns casos nem é necessário e muitas vezes da forma que é feito não agrega valor ao evento e vira apenas mais um custo.
O motivo do credenciamento é se obter um bom banco de dados, se a empresa que prestar o serviço não tem know-how para se obter um bom resultado, pronto! Jogou dinheiro pela janela
Deixando um pouco o credenciamento de lado:
1-Será que dentro de todos os processos que você tem dentro da sua empresa de eventos, não existe nenhum setor que prejudica sua produtividade?
2-Será que você não tem processos rotineiros com muita mão de obra que pode ser automatizado?
3-Será que você não tem setores onde o gasto é excessivo por falta de controle?
Certamente que sim, pois se em todos os setores isto existe, acredite que não somos diferentes.
Começo perguntando por que em todos os setores como: indústria, varejo, comércio, escolas, hospitais, enfim em todos os segmentos a automação faz parte de todos os processos envolvidos no funcionamento das instituições.
Desde a entrada de pedidos até a pesquisa de satisfação para o cliente final...menos nas empresas de eventos.
No segmento de eventos, sem generalizar, automação é apenas CREDENCIAMENTO.
Seria o mesmo que uma indústria automatizasse apenas o almoxarifado.E o resto?E as informações que a direção precisa para tomar decisões nas diversas áreas?A indústria toda é apenas o almoxarifado?
Em eventos, os realizadores trabalham arduamente durante todo o ano.
Setor financeiro, produção, vendas, marketing, RH, Administração, 365 dias do ano trabalhando seus processos, sendo que o evento, é a soma do que foi trabalhado, acontece em poucos dias, aí, sim, se automatiza apenas credenciamento.
Onde está a diferença?
Na verdade, ela não existe, precisamos entender que devemos melhorar a empresa, onde o credenciamento tão preocupante em alguns casos nem é necessário e muitas vezes da forma que é feito não agrega valor ao evento e vira apenas mais um custo.
O motivo do credenciamento é se obter um bom banco de dados, se a empresa que prestar o serviço não tem know-how para se obter um bom resultado, pronto! Jogou dinheiro pela janela
Deixando um pouco o credenciamento de lado:
1-Será que dentro de todos os processos que você tem dentro da sua empresa de eventos, não existe nenhum setor que prejudica sua produtividade?
2-Será que você não tem processos rotineiros com muita mão de obra que pode ser automatizado?
3-Será que você não tem setores onde o gasto é excessivo por falta de controle?
Certamente que sim, pois se em todos os setores isto existe, acredite que não somos diferentes.
segunda-feira, 5 de abril de 2010
02 Confusões típicas do mercado de Automação de Eventos:
Hoje vou comentar e tornar você consciente de 02 situações que nosso mercado ainda se confunde. Constantemente me deparo com estas confusões feitas até por quem utiliza estes serviços freqüentemente:
• Qual a diferença entre secretaria e credenciamento? (no local do evento)
• Qual a diferença de cadastramento e credenciamento? (internet e local)
------------------------------------
Qual a diferença entre Secretaria e Credenciamento? (no local do evento)
Credenciamento entende-se por uma “linha de produção” que deve ser isenta de problemas, isto é, só entra no credenciamento que está com a situação ok (selecionados através de triagem), para retirar a sua credencial. Apenas isso. Digitadores de credenciamento não são aptos a resolver problemas de organização com a mesma eficiência.
Secretaria é um setor localizado (de preferência) ao lado do credenciamento, gerido por pessoas ligadas diretamente a organização do evento que resolvem problemas, tira dúvidas e libera os problemas já equacionados para o credenciamento.
Vamos exemplificar: Se você for sócio de um clube (encare a entrada de acesso como se fosse o credenciamento), se o seu pagamento estiver em aberto, o acesso te barra e você é encaminhado a secretaria para resolver seu problema, liberando a fila de acesso para os outros que estão entrando com situação ok. Após acerto na secretaria você está automaticamente liberado a entrar no clube.
Quando isto não está claramente diferenciado...imagine você batendo boca com o funcionário da catraca do clube, argumentando que seu boleto não chegou com desconto por isso você não pagou.
É isto que vemos nos eventos, digitadores tentando resolver problemas ligados a gestão do evento e não do credenciamento. A fila para,a produtividade cai e neste caso: FILAS!
Qual a diferença entre Cadastramento e Credenciamento? (Internet e local)
Já estamos acostumados a nos cadastrar pela internet para eventos, vejam bem, CADASTRAR! Afinal se credenciar é o ato de retirar a sua credencial, estamos falando de coisas distintas!
Normalmente o serviço oferecido, chamado de credenciamento é na verdade apenas o CADASTRAMENTO pela internet, já que você precisa enfrentar nova fila para retirar sua credencial pré-cadastrada: Isto é credenciamento! Ele o identifica, emite sua credencial e lhe dá acesso a algum local.
O que seria então o Credenciamento pela internet?
É uma ferramenta que permite pela internet, de qualquer lugar, o cadastro normal ao evento, com ou sem pagamento e principalmente, fechando o ciclo de auto-atendimento total, a geração de credencial no mesmo processo, na mesma hora diretamente da sua impressora. Agora sim, você está cadastrado e credenciado pela internet, pronto para acessar o evento sem filas. Imagine a sua redução de estrutura e a facilidade que você oferece ao seu participante?
Ricardo Masch
Gerente de Marketing
Quality Soluções Inteligentes
• Qual a diferença entre secretaria e credenciamento? (no local do evento)
• Qual a diferença de cadastramento e credenciamento? (internet e local)
------------------------------------
Qual a diferença entre Secretaria e Credenciamento? (no local do evento)
Credenciamento entende-se por uma “linha de produção” que deve ser isenta de problemas, isto é, só entra no credenciamento que está com a situação ok (selecionados através de triagem), para retirar a sua credencial. Apenas isso. Digitadores de credenciamento não são aptos a resolver problemas de organização com a mesma eficiência.
Secretaria é um setor localizado (de preferência) ao lado do credenciamento, gerido por pessoas ligadas diretamente a organização do evento que resolvem problemas, tira dúvidas e libera os problemas já equacionados para o credenciamento.
Vamos exemplificar: Se você for sócio de um clube (encare a entrada de acesso como se fosse o credenciamento), se o seu pagamento estiver em aberto, o acesso te barra e você é encaminhado a secretaria para resolver seu problema, liberando a fila de acesso para os outros que estão entrando com situação ok. Após acerto na secretaria você está automaticamente liberado a entrar no clube.
Quando isto não está claramente diferenciado...imagine você batendo boca com o funcionário da catraca do clube, argumentando que seu boleto não chegou com desconto por isso você não pagou.
É isto que vemos nos eventos, digitadores tentando resolver problemas ligados a gestão do evento e não do credenciamento. A fila para,a produtividade cai e neste caso: FILAS!
Qual a diferença entre Cadastramento e Credenciamento? (Internet e local)
Já estamos acostumados a nos cadastrar pela internet para eventos, vejam bem, CADASTRAR! Afinal se credenciar é o ato de retirar a sua credencial, estamos falando de coisas distintas!
Normalmente o serviço oferecido, chamado de credenciamento é na verdade apenas o CADASTRAMENTO pela internet, já que você precisa enfrentar nova fila para retirar sua credencial pré-cadastrada: Isto é credenciamento! Ele o identifica, emite sua credencial e lhe dá acesso a algum local.
O que seria então o Credenciamento pela internet?
É uma ferramenta que permite pela internet, de qualquer lugar, o cadastro normal ao evento, com ou sem pagamento e principalmente, fechando o ciclo de auto-atendimento total, a geração de credencial no mesmo processo, na mesma hora diretamente da sua impressora. Agora sim, você está cadastrado e credenciado pela internet, pronto para acessar o evento sem filas. Imagine a sua redução de estrutura e a facilidade que você oferece ao seu participante?
Ricardo Masch
Gerente de Marketing
Quality Soluções Inteligentes
quinta-feira, 11 de março de 2010
Tecnologia em eventos X Tecnologia bancária
(Artigo focado no atendimento ao público)
Histórico de evolução dos dois mercados:
Em meados de 1988, ao adentrar em um Banco, você encontrava pelo menos 20 caixas de atendimento, filas exclusivas para cada caixa e num dia normal, pelo menos 15 pessoas em cada fila dentro de um salão imenso, totalizando até 300 clientes sendo atendidos simultaneamente durante o horário comercial.
Se você tivesse o azar de ter um “Office-boy” na sua fila, caro leitor, você certamente iria amargar mais 1 hora na fila pelo menos. Lembro-me que as pessoas reclamavam muito, aliás, era um excelente ponto de encontro e local para se fazer amizades. Não estou sendo sarcástico, apenas o processo não funcionava, para a finalidade desejada.
Após uma década, por volta de 2000, em alguns bancos os clientes recebiam senhas na fila para entregar ao caixa assim que era atendidos, para se calcular o tempo de permanência na fila. Era um sinal de que estudos estavam sendo feitos para se melhorar o atendimento do público no mercado bancário como um todo.
O Brasil, sendo líder em tecnologia bancária no mundo (vide link abaixo), entendia isto como mais um processo, e que deveria ser melhorado. Imaginem o que este mercado prospero gastou em termos de pesquisas, experimentos e planejamento para se chegar à fórmula “quase” ideal.Resultado: Brasil,Líder mundial em tecnologia bancária
Com a massificação da internet e a segmentação do público que freqüentava os bancos, se desenvolveram ferramentas para se agilizar e facilitar a utilização dos serviços oferecidos. E assim temos hoje um modelo, onde 80% dos clientes sequer vão ao banco, tudo é feito on-line, sendo que os 20% restantes se utilizam de caixas eletrônicos, ficando um residual de público sendo ainda atendidos por POUCOS caixas de atendimento que ainda foram preservados para se resolver problemas específicos, casos fora de rotina e atendimento personalizado (idosos, gestantes, deficientes, etc.).
O custo de estrutura de atendimento local foi reduzido substancialmente e a comodidade do Auto-atendimento completo aos clientes definitivamente se tornou realidade.
Igualmente ao mercado bancário, há 20 anos existiam poucas empresas no ramo de tecnologia em eventos. Elas se limitavam apenas a credenciar e controlar acesso de participantes sem saber ainda o que o mercado precisava de fato, muitas até hoje continuam neste passo. Existiam empresas promotoras que contratavam o serviço apenas para se ter um “status” tecnológico para o evento, sem pensar na obtenção de resultados que a ferramenta poderia oferecer. Podemos dizer que o mercado se resumia em empresas “PAPA-FILA”.
Nesta última década, aproveitando todo o know-how tecnológico dos Bancos e todos os estudos realizados que foram transformados em soluções de sucesso, podemos dizer que podemos aplicar o mesmo formato para atendimento ao público de evento: O Auto-atendimento total e completo do participante, o auto-atendimento no local e poucos guichês de atendimento para casos especiais. Igualmente no caso acima, conseguimos substancial redução de custos de estrutura local, bem como facilidade total ao participante.
Auto-atendimento bancário X Auto-atendimento em eventos
Com o “BUM” do auto-atendimento, as empresas de eventos migraram para o credenciamento on-line, porém o participante deve enfrentar filas para retirar sua credencial com o comprovante da inscrição!?!?!?!?!Algo está errado...
Imagine que ao pagar uma conta na internet no conforto da sua casa, ao finalizar a transação, você receba a seguinte mensagem: ”Para retirar o seu comprovante de pagamento, você deverá dirigir-se a sua agência”...
Não seria o mesmo caso?
O auto-atendimento no evento, assim como nos bancos, deve ser completo, a credencial também deverá ser impressa em casa ou no escritório para facilitar o cliente, isto sim é auto- atendimento completo. Algumas empresas postam no correio crachás prontos e já manuseados para toda a base de dados onde, por experiência, nem 10% é a taxa de retorno. Quanto desperdício de material e Mão-de-obra!
Por que se economiza?Onde está a redução de custos no auto-atendimento completo?
Além do exemplo acima, corta-se o custo de confecção de crachás em gráficas, transferindo-as para o usuário final, reduz-se pelo menos 60% da estrutura local, elimina-se a postagem de credenciais desnecessárias que tem um custo altamente elevado para empresas que usam este tipo de envio de credenciais, grande redução de mão de obra, além de inúmeros benefícios no processo de atendimento do público em termos logísticos, afinal o público chega pronto para entrar, sem contar com os relatórios de resultados precisos, que é o que o promotor realmente precisa.
Conclusão
O mercado de TI em eventos não percebeu a sua realidade.Você ao precisar destes serviços precisa avaliar muito o resultado que quer alcançar e cobrar métodos eficientes e coerentes, deixando de lado, equipamentos ultra sofisticados, tecnologias ainda não desenvolvidas para focar no resultado que quer atingir.
O que é o Resultado?
Qual o produto que você obtém na contratação destes serviços? Resposta:São relatórios consistentes com um banco de dados completo e confiável e principalmente, as estatísticas do evento, pois só com estas informações você poderá dirigir as ações para a próxima edição, segmentar o seu público visitante, garantindo assim uma melhoria contínua dos processos do seu evento em termos de estratégia e rumos a serem tomados.
Tem o poder, quem tem a informação!
Artigo escrito por Ricardo Masch, Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes.
Artigo de referência Sobre o mercado bancário:
http://infosurhoy.com/cocoon/saii/xhtml/pt/features/saii/features/economy/2010/03/01/feature-04
Caro leitor, nosso Próximo Artigo:
Nós sabemos por que você não automatiza seus eventos!
Acesse: www.qualitysi.com
Histórico de evolução dos dois mercados:
Em meados de 1988, ao adentrar em um Banco, você encontrava pelo menos 20 caixas de atendimento, filas exclusivas para cada caixa e num dia normal, pelo menos 15 pessoas em cada fila dentro de um salão imenso, totalizando até 300 clientes sendo atendidos simultaneamente durante o horário comercial.
Se você tivesse o azar de ter um “Office-boy” na sua fila, caro leitor, você certamente iria amargar mais 1 hora na fila pelo menos. Lembro-me que as pessoas reclamavam muito, aliás, era um excelente ponto de encontro e local para se fazer amizades. Não estou sendo sarcástico, apenas o processo não funcionava, para a finalidade desejada.
Após uma década, por volta de 2000, em alguns bancos os clientes recebiam senhas na fila para entregar ao caixa assim que era atendidos, para se calcular o tempo de permanência na fila. Era um sinal de que estudos estavam sendo feitos para se melhorar o atendimento do público no mercado bancário como um todo.
O Brasil, sendo líder em tecnologia bancária no mundo (vide link abaixo), entendia isto como mais um processo, e que deveria ser melhorado. Imaginem o que este mercado prospero gastou em termos de pesquisas, experimentos e planejamento para se chegar à fórmula “quase” ideal.Resultado: Brasil,Líder mundial em tecnologia bancária
Com a massificação da internet e a segmentação do público que freqüentava os bancos, se desenvolveram ferramentas para se agilizar e facilitar a utilização dos serviços oferecidos. E assim temos hoje um modelo, onde 80% dos clientes sequer vão ao banco, tudo é feito on-line, sendo que os 20% restantes se utilizam de caixas eletrônicos, ficando um residual de público sendo ainda atendidos por POUCOS caixas de atendimento que ainda foram preservados para se resolver problemas específicos, casos fora de rotina e atendimento personalizado (idosos, gestantes, deficientes, etc.).
O custo de estrutura de atendimento local foi reduzido substancialmente e a comodidade do Auto-atendimento completo aos clientes definitivamente se tornou realidade.
Igualmente ao mercado bancário, há 20 anos existiam poucas empresas no ramo de tecnologia em eventos. Elas se limitavam apenas a credenciar e controlar acesso de participantes sem saber ainda o que o mercado precisava de fato, muitas até hoje continuam neste passo. Existiam empresas promotoras que contratavam o serviço apenas para se ter um “status” tecnológico para o evento, sem pensar na obtenção de resultados que a ferramenta poderia oferecer. Podemos dizer que o mercado se resumia em empresas “PAPA-FILA”.
Nesta última década, aproveitando todo o know-how tecnológico dos Bancos e todos os estudos realizados que foram transformados em soluções de sucesso, podemos dizer que podemos aplicar o mesmo formato para atendimento ao público de evento: O Auto-atendimento total e completo do participante, o auto-atendimento no local e poucos guichês de atendimento para casos especiais. Igualmente no caso acima, conseguimos substancial redução de custos de estrutura local, bem como facilidade total ao participante.
Auto-atendimento bancário X Auto-atendimento em eventos
Com o “BUM” do auto-atendimento, as empresas de eventos migraram para o credenciamento on-line, porém o participante deve enfrentar filas para retirar sua credencial com o comprovante da inscrição!?!?!?!?!Algo está errado...
Imagine que ao pagar uma conta na internet no conforto da sua casa, ao finalizar a transação, você receba a seguinte mensagem: ”Para retirar o seu comprovante de pagamento, você deverá dirigir-se a sua agência”...
Não seria o mesmo caso?
O auto-atendimento no evento, assim como nos bancos, deve ser completo, a credencial também deverá ser impressa em casa ou no escritório para facilitar o cliente, isto sim é auto- atendimento completo. Algumas empresas postam no correio crachás prontos e já manuseados para toda a base de dados onde, por experiência, nem 10% é a taxa de retorno. Quanto desperdício de material e Mão-de-obra!
Por que se economiza?Onde está a redução de custos no auto-atendimento completo?
Além do exemplo acima, corta-se o custo de confecção de crachás em gráficas, transferindo-as para o usuário final, reduz-se pelo menos 60% da estrutura local, elimina-se a postagem de credenciais desnecessárias que tem um custo altamente elevado para empresas que usam este tipo de envio de credenciais, grande redução de mão de obra, além de inúmeros benefícios no processo de atendimento do público em termos logísticos, afinal o público chega pronto para entrar, sem contar com os relatórios de resultados precisos, que é o que o promotor realmente precisa.
Conclusão
O mercado de TI em eventos não percebeu a sua realidade.Você ao precisar destes serviços precisa avaliar muito o resultado que quer alcançar e cobrar métodos eficientes e coerentes, deixando de lado, equipamentos ultra sofisticados, tecnologias ainda não desenvolvidas para focar no resultado que quer atingir.
O que é o Resultado?
Qual o produto que você obtém na contratação destes serviços? Resposta:São relatórios consistentes com um banco de dados completo e confiável e principalmente, as estatísticas do evento, pois só com estas informações você poderá dirigir as ações para a próxima edição, segmentar o seu público visitante, garantindo assim uma melhoria contínua dos processos do seu evento em termos de estratégia e rumos a serem tomados.
Tem o poder, quem tem a informação!
Artigo escrito por Ricardo Masch, Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes.
Artigo de referência Sobre o mercado bancário:
http://infosurhoy.com/cocoon/saii/xhtml/pt/features/saii/features/economy/2010/03/01/feature-04
Caro leitor, nosso Próximo Artigo:
Nós sabemos por que você não automatiza seus eventos!
Acesse: www.qualitysi.com
quarta-feira, 17 de fevereiro de 2010
Expositores, nem 10% planejam o evento!
Como imaginar que uma empresa, gasta fortunas em eventos e não planeja o resultado esperado ou não estabelece metas concretas como objetivo.
Tenho uma poderosa ferramenta de aproximação dos Expositores aos visitantes (leads/prospects).Ou a organizadora barra o fornecimento dos serviços, pois alega "dar" o banco de dados ao cliente (fato que não reflete o serviço oferecido), ou a empresa expositora se diz sem verba para o serviço, afinal já investiu em Plantas ornamentais, tapetes persas, mobiliario especial e esquece do visitante.A feira vira um FESTA, um encontro com fins gastronomicos e o objetivo final fica totalmente abandonado.
Me desculpem os que pensam assim , mas minha prioridade seria EFETIVAR NOVOS NEGÓCIOS, melhorar o meu coeficiente de crescimento por indicadores e depois trabalhar ao longo do ano estes prospects para realmente se gerar aumento de vendas.Este é o objetivo final, mas esquecido.O Glamour e a beleza, os caprichos contra a concorrencia ainda são os principais fatores na hora de se contratar e se desenvolver um plano para cada evento.Miopia total do mercado e dos que ele representam.Parece até brincadeira, mas é este o panorama.Vamos atacar os objetivos ou ficar brincando de feira como se fosse um encontro de amigos?Lembre-se, alguém está pagando tudo isto;e se a direção perceber a falta de resultados, vai querer saber qual o planejamento feito, e normamlmente cabeças irão rolar...Volte para o foco, planeje suas ações, foque no cliente e no atendimento com ações posteriores até atingir seus resultados.E Pare de ficar lamentando seu baixo resultado na feira, pois seu vizinho de estande que se planejou,bateu todas as metas propostas para o evento que vocês dois participaram juntos!
Tenho uma poderosa ferramenta de aproximação dos Expositores aos visitantes (leads/prospects).Ou a organizadora barra o fornecimento dos serviços, pois alega "dar" o banco de dados ao cliente (fato que não reflete o serviço oferecido), ou a empresa expositora se diz sem verba para o serviço, afinal já investiu em Plantas ornamentais, tapetes persas, mobiliario especial e esquece do visitante.A feira vira um FESTA, um encontro com fins gastronomicos e o objetivo final fica totalmente abandonado.
Me desculpem os que pensam assim , mas minha prioridade seria EFETIVAR NOVOS NEGÓCIOS, melhorar o meu coeficiente de crescimento por indicadores e depois trabalhar ao longo do ano estes prospects para realmente se gerar aumento de vendas.Este é o objetivo final, mas esquecido.O Glamour e a beleza, os caprichos contra a concorrencia ainda são os principais fatores na hora de se contratar e se desenvolver um plano para cada evento.Miopia total do mercado e dos que ele representam.Parece até brincadeira, mas é este o panorama.Vamos atacar os objetivos ou ficar brincando de feira como se fosse um encontro de amigos?Lembre-se, alguém está pagando tudo isto;e se a direção perceber a falta de resultados, vai querer saber qual o planejamento feito, e normamlmente cabeças irão rolar...Volte para o foco, planeje suas ações, foque no cliente e no atendimento com ações posteriores até atingir seus resultados.E Pare de ficar lamentando seu baixo resultado na feira, pois seu vizinho de estande que se planejou,bateu todas as metas propostas para o evento que vocês dois participaram juntos!
quarta-feira, 6 de janeiro de 2010
Como realizar um evento e porque automatizar a gestão ?
O que é um evento?
Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.
O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.
Sem automação o que acontece?
1. As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas
2. O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo
3. O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e
o processo fica dependendo muito dos colaboradores
Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.
CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO
Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente. Normalmente empresas com poucos projetos Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:
1. Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)
2. Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos) 3. Falta de registros e informações de edições anteriores
4. Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores
5. Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto
Como realizar um evento:
Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:
1. Pré-projeto
2. Planejamento
3. Preparação e Organização
4. Por em Prática/Realizar
5. Pós-evento
Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção.
Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.
Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.
1.PRÉ-PROJETO
1. Definição clara do que deve ser o evento
2. O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)
3. Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)
4. Que ferramentas usar
5. Possibilidades de patrocínio
6. Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)
2.PLANEJAMENTO
1. Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos
2. Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras
3. Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
4. Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
5. Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
6. Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
7. Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8. Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
9. Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
10. Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos)
11. Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
12. Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
13. Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
14. Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)
3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
1. Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final)
2. Meios e Formas de Divulgação
3. Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
4. Bancos de dados atualizados e unificados
5. Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
6. Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
7. Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
8. Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas
9. Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais
10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
11. Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores,
locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
12. Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)
13. Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)
14. Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
15. Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
19. Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
- Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral.
4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO
1. Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
2. Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções
3. Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequencia)
4. Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes
5. PÓS-EVENTO
1. Elaboração de Relatórios;
2. Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
3. Análise de não conformidades para melhoria continua do evento
4. Atualização do Banco de dados
5. Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;
B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?
Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”? Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.
Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?
Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.
Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:
1. Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis 2. Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras
3. Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente
4. Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa
5. Implantação do auto-serviço
6. Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa
7. Se evita ou reduz-se erros no processo
8. Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas
Autor/Palestrante – Ricardo Masch, Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.
Referencias Bibliográficas do Artigo
Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas
Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional.
Guia da ABA para realização de eventos
Apoio:José Masch, consultor de Empresas
O que é um evento?
Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.
O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.
Sem automação o que acontece?
1. As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas
2. O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo
3. O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e
o processo fica dependendo muito dos colaboradores
Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.
CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO
Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente. Normalmente empresas com poucos projetos Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:
1. Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)
2. Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos) 3. Falta de registros e informações de edições anteriores
4. Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores
5. Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto
Como realizar um evento:
Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:
1. Pré-projeto
2. Planejamento
3. Preparação e Organização
4. Por em Prática/Realizar
5. Pós-evento
Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção.
Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.
Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.
1.PRÉ-PROJETO
1. Definição clara do que deve ser o evento
2. O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)
3. Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)
4. Que ferramentas usar
5. Possibilidades de patrocínio
6. Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)
2.PLANEJAMENTO
1. Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos
2. Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras
3. Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)
4. Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
5. Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
6. Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
7. Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8. Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
9. Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
10. Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos)
11. Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
12. Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)
13. Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
14. Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)
3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
1. Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final)
2. Meios e Formas de Divulgação
3. Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
4. Bancos de dados atualizados e unificados
5. Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
6. Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
7. Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária)
8. Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas
9. Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais
10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
11. Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores,
locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)
12. Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)
13. Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)
14. Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
15. Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)
18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
19. Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
- Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral.
4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO
1. Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
2. Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções
3. Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequencia)
4. Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes
5. PÓS-EVENTO
1. Elaboração de Relatórios;
2. Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
3. Análise de não conformidades para melhoria continua do evento
4. Atualização do Banco de dados
5. Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;
B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?
Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”? Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.
Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?
Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.
Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:
1. Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis 2. Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras
3. Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente
4. Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa
5. Implantação do auto-serviço
6. Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa
7. Se evita ou reduz-se erros no processo
8. Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas
Autor/Palestrante – Ricardo Masch, Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.
Referencias Bibliográficas do Artigo
Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas
Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional.
Guia da ABA para realização de eventos
Apoio:José Masch, consultor de Empresas
Assinar:
Comentários (Atom)